Khi đăng ký thường trú, bạn dùng tờ khai thay đổi thông tin cư trú, mẫu thường được gọi theo ký hiệu CT01 do Bộ Công an ban hành. Tờ khai có phần thông tin người đề nghị, phần thông tin chủ hộ, ô nội dung đề nghị, bảng những thành viên trong hộ cùng thay đổi, và các ô chữ ký của chủ hộ, chủ sở hữu, cha mẹ hoặc người giám hộ, người kê khai. Nộp trực tuyến thì các ô này hiện thành trường nhập trên Cổng Dịch vụ công hoặc VNeID, nhiều ô tự điền từ dữ liệu định danh.
Tờ khai không khó, nhưng ba ô hay ghi sai là mối quan hệ với chủ hộ, nội dung đề nghị và phần ý kiến đồng ý. Bài dưới đi qua từng phần theo thứ tự thường gặp trên mẫu giấy. Mẫu có thể được cập nhật theo thông tư mới, nên hãy lấy bản đang dùng tại công an xã, phường hoặc trên cổng dịch vụ công, và hỏi cán bộ khi có ô không chắc cách ghi.
Một tờ khai cho nhiều việc: hiểu trước khi ghi
Tờ khai thay đổi thông tin cư trú là biểu mẫu dùng chung cho hầu hết thủ tục cư trú: đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin, xoá đăng ký. Vì vậy trên mẫu không có chữ "đăng ký thường trú" in sẵn; bạn phải tự nêu việc mình đề nghị ở ô nội dung đề nghị. Đây là ô quyết định cán bộ xử lý hồ sơ theo thủ tục nào.
Một tờ khai có thể dùng cho cả gia đình nếu cùng đăng ký về một chỗ ở, cùng một lần: người đứng tên kê khai là một người, những người còn lại ghi vào bảng thành viên cùng thay đổi. Cách này giúp cả nhà nộp một lần thay vì mỗi người một tờ. Tuy vậy, mỗi người vẫn phải đáp ứng điều kiện theo diện của mình; một người không đủ điều kiện không làm cả tờ khai bị từ chối, nhưng có thể làm hồ sơ phải tách ra.
Viết tay hay đánh máy đều được, miễn rõ ràng. Không tẩy xoá ở các ô họ tên, ngày sinh, số định danh; ghi sai thì nên viết lại tờ mới thay vì gạch sửa, vì chỗ gạch sửa thường bị hỏi.
Phần thông tin người đề nghị
Đây là thông tin của người đứng tên kê khai, thường là người lớn trong số những người đăng ký. Thứ tự các ô có thể khác nhau tuỳ phiên bản mẫu:
- Kính gửi: ghi tên cơ quan đăng ký cư trú, tức công an xã, phường hoặc đặc khu nơi có chỗ ở muốn đăng ký, theo tên đơn vị hành chính hiện nay. Không ghi tên công an quận, huyện như mẫu cũ.
- Họ, chữ đệm và tên: viết đúng như trên thẻ căn cước, có dấu, không viết tắt.
- Ngày, tháng, năm sinh và giới tính: theo thẻ căn cước hoặc giấy khai sinh.
- Số định danh cá nhân: mười hai chữ số in trên thẻ căn cước, cũng là số trên tài khoản VNeID. Kiểm kỹ từng chữ số.
- Số điện thoại và thư điện tử liên hệ: ghi số đang dùng để cán bộ liên hệ khi cần bổ sung. Thư điện tử không bắt buộc nếu không có.
Nếu người đứng tên kê khai là người chưa thành niên, phần ý kiến của cha mẹ hoặc người giám hộ là bắt buộc. Thông thường nên để cha hoặc mẹ đứng tên kê khai và ghi con vào bảng thành viên cùng thay đổi.
Phần chủ hộ và mối quan hệ với chủ hộ
Ba ô này hay bị ghi nhầm nhất, vì "chủ hộ" ở đây là chủ hộ nơi bạn sắp đăng ký về, không phải chủ hộ ở nơi cũ:
- Họ, chữ đệm và tên chủ hộ: nếu bạn nhập vào một hộ đang có, ghi tên chủ hộ của hộ đó. Nếu bạn lập hộ mới, ví dụ đăng ký vào nhà của mình hoặc thuê nguyên căn để ở riêng, thì chính bạn sẽ là chủ hộ; cách ghi lúc này theo hướng dẫn của mẫu, thường là ghi tên mình.
- Mối quan hệ với chủ hộ: ghi quan hệ của bạn với chủ hộ, nhìn từ phía bạn. Bạn là con của chủ hộ thì ghi "con"; là vợ của chủ hộ thì ghi "vợ"; là em ruột thì ghi "em ruột". Lập hộ mới thì ghi "chủ hộ". Người thuê, ở nhờ nhập vào hộ có sẵn thường ghi "người ở nhờ" hoặc "không có quan hệ"; hỏi cán bộ cách ghi nơi đó dùng.
- Số định danh cá nhân của chủ hộ: lấy từ thẻ căn cước hoặc VNeID của chủ hộ. Đây là ô hay bị bỏ trống khiến hồ sơ trả lại.
Quan hệ ghi trên tờ khai sẽ đi vào dữ liệu cư trú và hiện trên VNeID của cả hộ. Ghi sai ở đây, ví dụ cháu ghi thành con, sau này sửa sẽ mất công hơn nhiều so với ghi đúng ngay từ đầu.
Ô nội dung đề nghị: viết thế nào cho rõ
Ô này nêu việc bạn muốn cơ quan làm. Viết ngắn, đủ ba ý: làm gì, cho ai, ở đâu. Các ví dụ dưới chỉ để minh hoạ cách diễn đạt, tên và địa chỉ là giả định:
| Tình huống | Cách ghi gợi ý |
|---|---|
| Về ở với cha mẹ | Đăng ký thường trú vào hộ gia đình ông Nguyễn Văn A (chủ hộ) tại số nhà, tên đường, phường X, tỉnh Y |
| Đăng ký vào nhà của mình, lập hộ mới | Đăng ký thường trú và lập hộ mới tại chỗ ở thuộc sở hữu của bản thân, địa chỉ … |
| Thuê nhà nguyên căn, lập hộ mới | Đăng ký thường trú, lập hộ mới tại chỗ ở thuê theo hợp đồng thuê nhà ký ngày …, địa chỉ … |
| Cả gia đình cùng đăng ký | Đăng ký thường trú cho bản thân và các thành viên có tên dưới đây vào hộ ông, bà … tại địa chỉ … |
Địa chỉ nên ghi theo tên xã, phường, đặc khu và tỉnh, thành hiện nay, không còn cấp huyện. Nếu giấy tờ nhà ghi địa chỉ cũ, có thể ghi thêm trong ngoặc để cán bộ đối chiếu.
Bảng thành viên cùng thay đổi và các ô chữ ký
Bảng thành viên cùng thay đổi. Liệt kê những người cùng đăng ký trong lần này: họ tên, ngày sinh, giới tính, số định danh cá nhân, mối quan hệ với chủ hộ. Trẻ em mới sinh đã có số định danh từ khi khai sinh; ghi số đó. Người không cùng thay đổi thì không ghi vào bảng này.
Ý kiến của chủ hộ. Chủ hộ ghi đồng ý và ký, ghi rõ họ tên. Lập hộ mới thì phần này thường để trống hoặc ghi theo hướng dẫn.
Ý kiến của chủ sở hữu hoặc người đại diện hợp pháp của chỗ ở. Ghi khi bạn đăng ký vào chỗ ở không thuộc sở hữu của mình. Câu nên viết rõ "đồng ý cho đăng ký thường trú", không chỉ "đồng ý".
Ý kiến của cha, mẹ hoặc người giám hộ. Bắt buộc khi người đăng ký là người chưa thành niên, trừ khi chính cha mẹ là người kê khai và con nằm trong bảng thành viên.
Người kê khai. Ký và ghi rõ họ tên ở cuối. Ghi ngày tháng năm kê khai.
Ví dụ một tờ khai cho gia đình ba người
Gia đình giả định: chị Hạnh, chồng là anh Phong và con gái 5 tuổi, đang thường trú ở nhà cha mẹ chị ở một tỉnh khác. Nay anh chị mua căn hộ đứng tên anh Phong và muốn đăng ký thường trú cả nhà về đó, lập hộ mới, anh Phong làm chủ hộ.
Anh Phong đứng tên kê khai. Ô kính gửi ghi công an phường nơi có căn hộ. Phần thông tin người đề nghị ghi của anh. Ô chủ hộ ghi chính tên anh, vì anh sẽ là chủ hộ của hộ mới; quan hệ với chủ hộ ghi "chủ hộ"; số định danh của chủ hộ là số của anh. Ô nội dung đề nghị ghi: đăng ký thường trú và lập hộ mới tại căn hộ thuộc sở hữu của bản thân, kèm địa chỉ đầy đủ theo tên phường, tỉnh hiện nay, cho bản thân và các thành viên có tên trong bảng.
Bảng thành viên cùng thay đổi có hai dòng: chị Hạnh, quan hệ với chủ hộ là "vợ"; con gái, quan hệ với chủ hộ là "con". Phần ý kiến chủ hộ để trống hoặc ghi theo hướng dẫn vì anh vừa là chủ hộ vừa là người kê khai. Phần chủ sở hữu cũng là anh. Con gái chưa thành niên, đi theo cha mẹ, và cha là người kê khai nên ý kiến của cha mẹ đã thể hiện qua tờ khai; nơi tiếp nhận có thể đề nghị chị Hạnh ký thêm. Kèm hồ sơ là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu căn hộ. Khi có kết quả, thường trú cũ của chị Hạnh và con ở nhà ông bà ngoại được xoá theo quy định.
Nộp trực tuyến: các trường trên hệ thống tương ứng với tờ khai giấy
Khi nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID, tờ khai được chia thành nhiều bước. Thông tin định danh của người đăng nhập thường tự điền, bạn chỉ kiểm lại. Bước chọn thủ tục tương ứng với ô nội dung đề nghị: bạn chọn đúng thủ tục đăng ký thường trú, rồi chọn nơi đăng ký theo danh sách tỉnh, xã có sẵn, không gõ tay.
Bước thông tin chủ hộ thường yêu cầu nhập số định danh của chủ hộ; hệ thống có thể tự hiện tên để bạn đối chiếu. Bước thành viên cùng thay đổi cho phép thêm từng người bằng số định danh. Bước ý kiến đồng ý có thể cho chọn gửi yêu cầu xác nhận đến tài khoản của chủ hộ, chủ sở hữu, hoặc tải lên văn bản đồng ý đã ký. Bước giấy tờ đính kèm là nơi tải ảnh chụp, bản quét giấy tờ chỗ ở và quan hệ nhân thân.
Tên bước và cách bố trí màn hình thay đổi theo phiên bản ứng dụng, nên đừng học thuộc vị trí từng nút. Điều cần nhớ là mỗi phần của tờ khai giấy đều có chỗ tương ứng trên hệ thống; nếu thấy thiếu chỗ cho một ý, hãy đọc kỹ ghi chú trên màn hình hoặc hỏi công an xã.
Mười lỗi hay gặp khiến tờ khai bị trả lại
Cán bộ tiếp nhận gặp lặp đi lặp lại những lỗi sau. Rà một lượt trước khi nộp:
- Ghi "Kính gửi công an quận, huyện" theo mẫu cũ.
- Ghi tên chủ hộ ở nơi cũ thay vì chủ hộ ở nơi sắp đăng ký.
- Ghi quan hệ với chủ hộ ngược chiều, ví dụ ghi "mẹ" vì chủ hộ là mẹ mình.
- Bỏ trống số định danh của chủ hộ hoặc của thành viên.
- Ô nội dung đề nghị chỉ ghi "nhập hộ khẩu" mà không nêu địa chỉ.
- Thiếu chữ ký của chủ sở hữu khi chủ sở hữu khác chủ hộ.
- Người khác ký thay chủ hộ, chủ sở hữu mà không có uỷ quyền.
- Tẩy xoá ở các ô định danh.
- Không có ý kiến của cha mẹ khi người kê khai là người chưa thành niên.
- Địa chỉ trên tờ khai không khớp giấy tờ nhà mà không ghi chú địa chỉ cũ.
Khi nộp trực tuyến, phần lớn thông tin định danh tự điền, nên lỗi tập trung ở quan hệ với chủ hộ, nội dung đề nghị và phần đồng ý. Đọc lại trang tóm tắt trước khi bấm gửi.
Câu hỏi thường gặp
Tải mẫu tờ khai thay đổi thông tin cư trú ở đâu?
Mẫu có tại công an xã, phường và trên Cổng Dịch vụ công quốc gia trong phần thủ tục cư trú. Nộp trực tuyến thì không cần mẫu giấy vì tờ khai được điền ngay trên hệ thống. Nên dùng mẫu đang có hiệu lực, tránh bản lưu trên mạng đã cũ.
Mỗi người trong gia đình phải ghi một tờ khai riêng không?
Không bắt buộc. Nếu cùng đăng ký về một chỗ ở trong cùng một lần, một người đứng tên kê khai và ghi các thành viên khác vào bảng những người cùng thay đổi. Mỗi người vẫn phải đủ điều kiện theo diện của mình.
Con dưới 14 tuổi có phải ký vào tờ khai không?
Không. Trẻ em không tự ký; cha mẹ hoặc người giám hộ kê khai thay và cho ý kiến. Thông thường con được ghi vào bảng thành viên cùng thay đổi trong tờ khai của cha hoặc mẹ.
Ghi sai một ô sau khi đã nộp thì làm sao?
Nếu hồ sơ chưa được giải quyết, hãy báo ngay với cán bộ tiếp nhận để bổ sung hoặc sửa. Nếu đã có kết quả với thông tin sai, ví dụ sai quan hệ với chủ hộ, làm thủ tục điều chỉnh thông tin cư trú bằng một tờ khai mới kèm giấy tờ chứng minh thông tin đúng.
Có cần ghi số điện thoại của chủ hộ không?
Mẫu thường chỉ yêu cầu số điện thoại của người kê khai. Tuy vậy, cán bộ có thể cần liên hệ chủ hộ hoặc chủ sở hữu để xác minh ý kiến đồng ý, nên báo trước để họ sẵn sàng nghe máy khi được gọi.
Nộp trực tuyến có phải tải tờ khai giấy đã ký lên không?
Thông thường không. Khi nộp trên Cổng Dịch vụ công hoặc VNeID, bạn điền tờ khai điện tử, còn ý kiến đồng ý được xác nhận điện tử hoặc bằng văn bản tải lên theo hướng dẫn của hệ thống. Làm theo yêu cầu hiện trên màn hình ở từng bước.