Khi phát sinh căn cứ xoá đăng ký thường trú, người thuộc diện bị xoá hoặc đại diện hộ gia đình (với người đã mất, người mất năng lực hành vi, người không tự làm được) có trách nhiệm nộp hồ sơ đề nghị xoá tới công an cấp xã nơi người đó đang thường trú; hồ sơ thường gồm tờ khai thay đổi thông tin cư trú và giấy tờ chứng minh căn cứ xoá. Nếu người có trách nhiệm không nộp, cơ quan đăng ký cư trú có thể tự xoá khi có căn cứ và thông báo.
Thủ tục này đã có trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến, nên ở nhiều nơi có thể nộp qua VNeID hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia mà không cần ra trụ sở. Thời hạn nộp sau khi phát sinh căn cứ, thời gian giải quyết và mẫu tờ khai do văn bản hướng dẫn quy định và có thể thay đổi; bài này đi theo nguyên lý, còn chi tiết hãy hỏi công an xã, phường nơi thường trú trước khi nộp.
Ai nộp và giấy tờ chứng minh theo từng căn cứ
Mỗi căn cứ cần một loại giấy tờ khác nhau. Bảng dưới đây là gợi ý để bạn chuẩn bị trước; cán bộ có thể tự tra một phần thông tin trong cơ sở dữ liệu và không đòi bản giấy.
| Căn cứ | Thường do ai nộp | Giấy tờ chứng minh hay gặp |
|---|---|---|
| Người đã mất | Thân nhân hoặc đại diện hộ | Trích lục khai tử; nếu khai tử đã liên thông thì có thể không cần nộp riêng |
| Toà tuyên bố mất tích hoặc đã chết | Thân nhân | Bản án, quyết định của toà đã có hiệu lực |
| Ra nước ngoài định cư | Người đó (qua uỷ quyền) hoặc đại diện hộ | Giấy tờ thể hiện việc định cư nếu có, hoặc văn bản trình bày của gia đình |
| Thôi, bị tước quốc tịch Việt Nam | Người đó hoặc đại diện | Quyết định của cơ quan có thẩm quyền về quốc tịch |
| Hết thuê, mượn, ở nhờ, nhà đã bán | Người đó; chủ nhà, chủ sở hữu mới có thể đề nghị | Hợp đồng đã chấm dứt, giấy tờ chuyển quyền sở hữu, văn bản trình bày |
| Chỗ ở bị phá dỡ, tịch thu | Người đó hoặc cơ quan có thông tin | Quyết định thu hồi, phá dỡ, tịch thu |
Các trường hợp đã đăng ký thường trú ở nơi khác thường không cần hồ sơ xoá riêng, vì kết quả đăng ký nơi mới đã cập nhật dữ liệu.
Nộp trực tiếp ở công an xã
Cách truyền thống, phù hợp khi giấy tờ phức tạp hoặc bạn muốn được hướng dẫn tận nơi:
- Đến trụ sở công an xã, phường nơi người bị xoá đang thường trú, hoặc bộ phận một cửa được giao tiếp nhận thủ tục cư trú tại địa phương.
- Khai tờ khai thay đổi thông tin cư trú theo mẫu đang dùng; ghi rõ người đề nghị, người bị xoá, quan hệ giữa hai người và lý do.
- Xuất trình thẻ căn cước của người đi nộp; nộp giấy tờ chứng minh căn cứ, bản chính để đối chiếu hoặc bản sao theo yêu cầu.
- Nhận phiếu hẹn hoặc thông báo tiếp nhận; hỏi thời gian dự kiến và cách nhận kết quả.
- Khi có kết quả, kiểm lại trên VNeID của chủ hộ hoặc hỏi tại quầy.
Đi nộp thay người khác, ví dụ cho anh trai đang ở nước ngoài, cần giấy uỷ quyền theo hình thức pháp luật yêu cầu; hỏi trước để không phải quay lại.
Nộp trực tuyến trên VNeID hoặc Cổng dịch vụ công
Ưu điểm là không phải đi lại, có mã hồ sơ để theo dõi. Trình tự chung, tên chức năng trên ứng dụng có thể thay đổi theo phiên bản:
- Đăng nhập VNeID bằng tài khoản định danh mức 2, hoặc đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh.
- Tìm thủ tục xoá đăng ký thường trú trong nhóm thủ tục cư trú.
- Chọn cơ quan tiếp nhận là công an cấp xã nơi người bị xoá đang thường trú; kiểm kỹ tên xã, phường sau sáp nhập.
- Khai thông tin người đề nghị, người bị xoá, lý do; đính kèm ảnh chụp hoặc bản điện tử giấy tờ chứng minh, rõ nét, đủ trang.
- Gửi hồ sơ, ghi lại mã hồ sơ; theo dõi trạng thái, bổ sung khi được yêu cầu.
- Nhận kết quả qua ứng dụng hoặc theo cách đã chọn; kiểm lại thông tin cư trú sau khi hoàn tất.
Nếu hệ thống báo lỗi hoặc không tìm thấy thủ tục, đừng nộp nhầm sang thủ tục khác cho "đỡ"; ra công an xã hỏi trực tiếp.
Thời hạn: nộp khi nào, chờ bao lâu
Luật đặt trách nhiệm nộp hồ sơ trong một khoảng thời gian ngắn kể từ khi có căn cứ xoá, ví dụ sau khi có trích lục khai tử hay sau khi việc thuê nhà chấm dứt và quá thời hạn luật cho. Số ngày cụ thể nằm trong văn bản hướng dẫn hiện hành; điều quan trọng là đừng để kéo dài, vì dữ liệu sai càng lâu càng gây rắc rối cho các thủ tục khác của hộ.
Thời gian giải quyết sau khi nhận đủ hồ sơ cũng được quy định bằng ngày làm việc. Hồ sơ cần xác minh, ví dụ người bị đề nghị xoá không có mặt hoặc giấy tờ được cấp ở nước ngoài, sẽ lâu hơn, vì cán bộ có thể phải liên hệ cơ quan khác hoặc đến tận nơi. Phiếu hẹn hoặc trạng thái trên ứng dụng là căn cứ để bạn theo dõi; quá hẹn mà chưa có kết quả, bạn có quyền hỏi lý do.
Nếu không nộp và cơ quan tự xoá khi có căn cứ, kết quả vẫn được cập nhật. Nhưng người có trách nhiệm mà không làm có thể bị nhắc nhở hoặc xử lý theo quy định về vi phạm hành chính trong lĩnh vực cư trú, tuỳ trường hợp.
Ví dụ: một gia đình làm hồ sơ cho người đi định cư
Ví dụ giả định: ông bà Hùng có con gái là chị Vy kết hôn và sang định cư ở nước ngoài theo diện đoàn tụ gia đình. Hai năm sau, khi làm thủ tục tách hộ cho con trai út, cán bộ hỏi vì sao chị Vy vẫn còn thường trú trong hộ dù không còn ở Việt Nam. Ông Hùng mới biết cần đề nghị xoá thường trú cho con gái.
Ông hỏi công an xã và được hướng dẫn: là đại diện hộ, ông có thể khai tờ khai đề nghị xoá cho chị Vy, kèm giấy tờ cho thấy chị đã định cư, ví dụ bản sao giấy tờ cư trú do nước sở tại cấp mà chị gửi về, hoặc văn bản trình bày của gia đình nếu chưa có. Chị Vy cũng có thể tự nộp trực tuyến nếu tài khoản VNeID còn hoạt động.
Hồ sơ được giải quyết sau một thời gian xác minh. Từ đó, thủ tục tách hộ của con trai út đi tiếp bình thường. Điều gia đình rút ra: khi có người đi định cư, nên xử lý phần cư trú trong nước sớm, đừng đợi tới lúc vướng việc khác mới làm.
Kiểm lại trước khi bấm gửi hoặc nộp ở quầy
Một phút kiểm lại tránh được một lần bổ sung. Rà danh sách sau:
- Tên, ngày sinh, số định danh của người bị xoá đúng như trong dữ liệu dân cư.
- Cơ quan tiếp nhận đúng là công an xã, phường nơi người đó đang thường trú, đúng tên sau sáp nhập.
- Lý do xoá ghi cụ thể, có mốc thời gian.
- Giấy tờ chứng minh đủ trang, rõ nét, đúng loại với căn cứ.
- Thông tin liên lạc của người nộp chính xác, để cán bộ gọi khi cần bổ sung.
- Nếu nộp thay, có giấy uỷ quyền hoặc giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hộ.
Giữ lại bản sao tờ khai và mã hồ sơ sau khi nộp. Nếu cần bổ sung, bạn biết chính xác mình đã gửi gì. Với hồ sơ nộp trực tuyến, kiểm trạng thái vài ngày một lần thay vì chờ tin nhắn; yêu cầu bổ sung có thể có hạn trả lời, quá hạn thì hồ sơ bị dừng và phải nộp lại từ đầu.
Lỗi hay gặp khiến hồ sơ phải bổ sung
Nộp sai nơi. Hồ sơ xoá thường trú nộp ở nơi người đó đang thường trú, không phải nơi người đi nộp đang sống. Sau sáp nhập, kiểm tên xã, phường mới quản lý địa chỉ đó.
Ảnh giấy tờ mờ, thiếu trang. Với hồ sơ trực tuyến, ảnh chụp nghiêng, mất góc hay chỉ có trang đầu là lý do bị trả phổ biến nhất. Chụp thẳng, đủ sáng, đủ trang.
Không rõ quan hệ giữa người nộp và người bị xoá. Người không cùng hộ đi nộp cần giải thích và có giấy tờ phù hợp, ví dụ chủ sở hữu nhà, người được uỷ quyền.
Lý do ghi chung chung. "Không còn ở" là chưa đủ; ghi rõ thời điểm, hoàn cảnh: hết hợp đồng thuê ngày nào, đã mất ngày nào, đi định cư nước nào.
Thông tin người bị xoá không khớp dữ liệu. Họ tên, ngày sinh khác với cơ sở dữ liệu làm hệ thống không xác định được người. Ghi số định danh cá nhân nếu biết.
Sau khi xoá: những gì còn phải làm
Xoá thường trú của một người thường kéo theo việc khác trong hộ. Nếu người bị xoá là chủ hộ, các thành viên còn lại làm thủ tục thay đổi chủ hộ. Nếu nhà không còn ai thường trú và chuẩn bị bán, người bán giữ văn bản thông báo kết quả để làm việc với bên mua. Nếu người bị xoá đang hưởng chế độ ở địa phương, báo cho cơ quan chi trả để tránh chi sai.
Với người tự đề nghị xoá thường trú của chính mình, ví dụ trước khi đi định cư, hãy chắc rằng mình đã chuẩn bị xong mọi giấy tờ cần xác nhận cư trú trong nước, vì sau khi xoá, việc xin xác nhận nơi thường trú cũ sẽ chỉ còn ở dạng lịch sử cư trú. Nếu còn thủ tục đất đai, ngân hàng, bảo hiểm cần dùng tới, làm trước.
Cũng nên báo cho chính người bị xoá, nếu còn liên lạc được, rằng thủ tục đã xong. Họ cần biết để khi cần giấy tờ ở Việt Nam, không nhầm rằng mình vẫn còn thường trú ở nhà cũ và hướng dẫn người khác làm sai.
Cuối cùng, cất văn bản kết quả cùng tập hồ sơ gia đình. Vài năm sau, khi con cháu làm thủ tục thừa kế hay tách hộ, tờ giấy này có thể giúp giải thích nhanh vì sao một người từng ở đây nay không còn trong dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp
Có mẫu đơn riêng để xoá đăng ký thường trú không?
Thường dùng tờ khai thay đổi thông tin cư trú theo mẫu do Bộ Công an ban hành, kèm giấy tờ chứng minh. Mẫu có thể được cập nhật; lấy mẫu tại công an xã hoặc trong thủ tục trực tuyến để chắc là bản đang dùng.
Người nhà ở nước ngoài định cư có tự nộp trực tuyến được không?
Nếu tài khoản VNeID của họ còn hoạt động, có thể tự nộp ở một số trường hợp. Nếu không, gia đình nộp với tư cách đại diện hộ hoặc theo uỷ quyền; hỏi công an xã giấy tờ cần có.
Xoá thường trú có cần chữ ký của chủ hộ không?
Tuỳ trường hợp. Khi người bị xoá tự nộp, thường không cần chủ hộ đồng ý vì không làm phát sinh quyền của ai. Khi chủ hộ hoặc chủ nhà đề nghị xoá người khác, chính họ là người ký đề nghị.
Đã nộp hồ sơ trực tuyến rồi có cần ra công an xã không?
Thường không, trừ khi được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc xác minh thêm. Theo dõi trạng thái hồ sơ và thông báo trên ứng dụng để biết.
Đề nghị xoá rồi muốn rút lại có được không?
Khi hồ sơ chưa giải quyết xong, bạn có thể đề nghị dừng hoặc rút hồ sơ; hỏi cán bộ đang thụ lý. Nếu đã xoá xong mà muốn quay lại, phải đăng ký thường trú như một lần đăng ký mới.
Có thể xoá thường trú cho nhiều người trong một hồ sơ không?
Một số trường hợp, như cả gia đình cùng đi định cư, có thể kê khai nhiều người. Cách hệ thống xử lý tuỳ từng thủ tục và nơi tiếp nhận; hỏi công an xã để biết nên gộp hay tách.