Người chưa có thẻ căn cước hoặc vừa làm mất thẻ vẫn có số định danh cá nhân, và có ba nguồn chính thức để biết số đó: giấy khai sinh mẫu mới (có dòng số định danh), tài khoản VNeID của chính mình hoặc của cha mẹ (với trẻ em), và công an cấp xã nơi cư trú, nơi có thể cấp giấy thông báo số định danh cá nhân và thông tin công dân. Không cần, và không nên, nhờ dịch vụ trên mạng "tra hộ mã định danh".
Câu hỏi này hay nảy ra đúng lúc gấp: con chuẩn bị nhập học mà hồ sơ đòi mã định danh, cha mẹ già cần đăng ký thường trú về ở với con mà thẻ đã thất lạc, người đi làm xa cần khai tờ khai tạm trú mà quên mang thẻ. Bài này đi theo từng trường hợp, chỉ ra nguồn nào nhanh nhất, nguồn nào chắc nhất, và cách kiểm để chắc dãy 12 số mình chép là đúng trước khi đem nộp.
Ba nguồn biết số định danh và khi nào dùng nguồn nào
Mỗi nguồn có điểm mạnh riêng. Nếu có nhiều nguồn, đối chiếu ít nhất hai cái trước khi khai vào hồ sơ cư trú.
| Nguồn | Phù hợp với ai | Giới hạn |
|---|---|---|
| Giấy khai sinh mẫu mới | Trẻ em và người trẻ khai sinh những năm gần đây | Giấy khai sinh cũ không có dòng này; một số giấy có dòng nhưng bỏ trống do lúc khai sinh chưa cấp được số |
| Ứng dụng VNeID | Người đã có tài khoản; cha mẹ xem số của con chưa thành niên được gắn vào tài khoản của mình | Cần nhớ mật khẩu, còn giữ số điện thoại đăng ký; mức 1 xem được ít thông tin |
| Công an cấp xã nơi cư trú | Mọi người, nhất là người già, người chưa từng làm thẻ, người mất thẻ | Phải đến trực tiếp, mang giấy tờ tuỳ thân còn lại; thời gian chờ tuỳ nơi |
Trong ba nguồn, công an cấp xã là nguồn gốc: hai nguồn kia đều lấy số từ cơ sở dữ liệu mà công an quản lý. Khi giấy khai sinh và VNeID ghi khác nhau (hiếm nhưng có), hãy coi đó là dấu hiệu dữ liệu cần xem lại, mang cả hai đến hỏi.
Trẻ em: số định danh của con nằm ở đâu
Từ khi việc đăng ký khai sinh được liên thông với cơ sở dữ liệu dân cư, trẻ được cấp số định danh ngay trong quá trình khai sinh. Với giấy khai sinh theo mẫu mới, số này được ghi ở một dòng riêng trên giấy, khác với số và quyển đăng ký khai sinh ở góc giấy. Cha mẹ hay nhầm hai con số này với nhau; số định danh luôn đủ 12 chữ số, còn số đăng ký khai sinh thường ngắn và đi kèm số quyển.
Nếu giấy khai sinh của con không có dòng số định danh hoặc dòng đó trống, cha mẹ có thể xem trên VNeID: tài khoản định danh của trẻ dưới 14 tuổi được đăng ký thông qua tài khoản của cha, mẹ hoặc người giám hộ, và thông tin của con hiện trong phần người phụ thuộc hay thành viên gia đình, tuỳ phiên bản ứng dụng. Cách thêm con vào tài khoản là thủ tục riêng, ở đây chỉ cần biết đó là một nguồn tra.
Ví dụ giả định: vợ chồng anh Toàn làm hồ sơ đăng ký thường trú cho con về nhà ông bà nội. Giấy khai sinh của bé cấp năm 2014 không có dòng số định danh, tài khoản VNeID của anh chưa thêm con. Cách nhanh nhất lúc ấy là mang giấy khai sinh đến công an phường nơi đang thường trú để xin thông báo số định danh, rồi tranh thủ thêm con vào tài khoản cho những lần sau. Việc cư trú của con, như đăng ký thường trú theo cha hay mẹ, thuộc mục giấy tờ cư trú cho con.
Người làm mất thẻ căn cước: số không mất theo thẻ
Số vẫn giữ nguyên. Mất thẻ chỉ là mất vật mang số. Số định danh và mọi thông tin cư trú gắn với nó không thay đổi; bạn vẫn đăng ký thường trú, tạm trú bình thường bằng cách khai đúng số.
VNeID vẫn dùng được nếu còn đăng nhập được. Tài khoản định danh không nằm trong tấm thẻ. Nếu bạn còn nhớ mật khẩu và còn số điện thoại đăng ký, hãy mở ứng dụng, chép lại số định danh từ phần thông tin công dân, và xuất trình thông tin trên ứng dụng thay thẻ ở những nơi chấp nhận.
Chụp lại ảnh thẻ cũ không phải là cách tốt. Ảnh thẻ trong điện thoại giúp nhớ số, nhưng không thay được thẻ khi làm thủ tục, và nếu điện thoại lộ ảnh đó thì người khác cũng có số của bạn. Nên giữ số trong sổ tay hơn là giữ ảnh.
Báo mất và làm lại thẻ là việc riêng. Thủ tục cấp lại thẻ căn cước làm ở cơ quan quản lý căn cước theo quy định; trong thời gian chờ thẻ, bạn vẫn có thể nộp hồ sơ cư trú bằng số định danh và giấy tờ khác theo yêu cầu của nơi tiếp nhận. Hỏi trước công an xã, phường xem họ cần gì thêm.
Người đi làm xa, sinh viên quên mang thẻ khi khai tạm trú
Trường hợp này phổ biến ở công nhân mới vào làm, sinh viên năm nhất vừa thuê phòng: chủ trọ nhắc đăng ký tạm trú, nhưng thẻ căn cước còn để ở quê hoặc đang nộp cho công ty làm hồ sơ. Tin tốt là để khai tạm trú, thứ cần nhất là số định danh chính xác, không phải tấm thẻ cầm tay. Nếu đã có tài khoản VNeID mức 2, bạn tự nộp hồ sơ tạm trú trên ứng dụng; số định danh được điền theo tài khoản, không phải chép.
Nếu chưa có tài khoản hoặc không đăng nhập được, nhờ người nhà ở quê chụp mặt có số của thẻ và gửi riêng cho bạn qua tin nhắn cá nhân (không gửi vào nhóm chung), rồi xoá ảnh sau khi đã chép số. Khi ra công an cấp xã nơi thuê trọ, bạn khai số đó vào tờ khai; cán bộ tra dữ liệu để đối chiếu nhân thân, có thể hỏi thêm một số thông tin như ngày sinh, quê quán, tên cha mẹ. Nơi tiếp nhận có thể yêu cầu xuất trình giấy tờ tuỳ thân khác, nên hỏi trước.
Với người làm việc cho công ty, phòng nhân sự đôi khi giữ bản chụp thẻ để làm hồ sơ bảo hiểm. Xin lại số từ phòng nhân sự cũng được, nhưng không nên để công ty giữ thẻ gốc lâu: thẻ căn cước là giấy tờ của bạn, cần cho nhiều việc khác ngoài cư trú.
Xin thông báo số định danh ở công an cấp xã
Với người già, người chưa từng làm thẻ, người không dùng điện thoại thông minh, đến công an cấp xã (xã, phường, đặc khu) nơi thường trú là cách chắc nhất. Trình tự thường gặp:
- Mang theo bất kỳ giấy tờ nào còn lại có thông tin nhân thân: giấy khai sinh, chứng minh nhân dân cũ, hộ chiếu, giấy tờ có ảnh. Người đi hỏi hộ cho người khác nên hỏi trước cần giấy uỷ quyền hay không.
- Nói rõ mục đích (để khai hồ sơ đăng ký thường trú, tạm trú, hồ sơ nhập học…) để cán bộ biết cần cấp loại giấy nào.
- Cán bộ tra trong cơ sở dữ liệu dân cư theo họ tên, ngày sinh, nơi khai sinh, tên cha mẹ; khi tìm đúng người, bạn có thể được cấp giấy thông báo số định danh cá nhân và thông tin công dân, hoặc được hướng dẫn xem trên ứng dụng.
- Đọc kỹ thông tin trên giấy trước khi về: họ tên có dấu đúng chưa, ngày sinh, giới tính, quê quán, nơi thường trú.
- Nếu thông tin sai, đề nghị hướng dẫn điều chỉnh ngay tại chỗ, vì hồ sơ cư trú sau này sẽ dùng chính dữ liệu đó.
Người chưa có thông tin trong cơ sở dữ liệu dân cư (rất hiếm, chẳng hạn người lâu năm sống lưu động, chưa từng khai sinh) sẽ được hướng dẫn thu thập, cập nhật thông tin trước. Trường hợp này nên hỏi kỹ cán bộ về giấy tờ chứng minh nhân thân có thể dùng.
Những cách tra số định danh nên tránh
Vì số định danh là chìa khoá mở nhiều dữ liệu, các dịch vụ "tra hộ" trên mạng là chỗ thông tin cá nhân dễ bị thu gom. Tránh những cách sau:
- Nhắn họ tên, ngày sinh, ảnh khuôn mặt cho trang mạng hay nhóm chat hứa "tra mã định danh trong 5 phút".
- Cài ứng dụng lạ có biểu tượng giống VNeID, hay ứng dụng do người xưng là công an gửi đường dẫn.
- Đọc mã xác thực gửi về điện thoại cho bất kỳ ai để "họ đăng nhập giúp".
- Đoán số dựa vào cấu trúc 12 số (mã tỉnh, năm sinh) rồi điền vào hồ sơ; 6 số cuối là ngẫu nhiên, không đoán được.
- Mượn tài khoản VNeID của người khác để tra cho mình, hay ngược lại.
Nguồn chính thức đã đủ ba kênh nêu trên, không mất phí tra cứu nào. Ai hỏi tiền để "tra mã định danh" thì bạn đang đứng trước một chiêu lừa.
Nếu lỡ đã gửi họ tên, ngày sinh, ảnh thẻ cho một trang tra hộ, nên để ý các tin nhắn, cuộc gọi lạ trong thời gian sau đó: kẻ gian thường dùng chính những thông tin này để tạo cảm giác tin cậy ("anh/chị Nguyễn Văn A, sinh ngày…, đúng không?") rồi dẫn tới bước đòi mã xác thực hay chuyển tiền. Biết trước chiêu này là đã tránh được một nửa.
Kiểm số vừa tra trước khi khai vào hồ sơ cư trú
Có số rồi, dành một phút để kiểm. Đếm đủ 12 chữ số. So chữ số thứ tư với giới tính và thế kỷ sinh, hai chữ số thứ năm và sáu với năm sinh. Nếu lệch, rất có thể bạn chép sai, hoặc dữ liệu gốc sai. Chép sai thì chép lại, dữ liệu gốc sai thì phải đến công an xã, phường điều chỉnh.
Khi nộp hồ sơ trực tuyến trên VNeID hay Cổng Dịch vụ công quốc gia, số định danh của người nộp thường được điền tự động theo tài khoản; chỗ dễ sai là số của người khác trong hồ sơ, như chủ hộ, chủ sở hữu nhà, con. Xin số của họ từ chính họ, đối chiếu với thẻ, rồi mới gõ.
Một thói quen nhỏ mà đỡ việc: lập một tờ ghi số định danh của từng người trong hộ, kèm họ tên đầy đủ có dấu và ngày sinh, cất cùng giấy tờ nhà. Lần tới làm thủ tục cư trú cho cả nhà, mọi người chỉ cần nhìn một tờ.
Câu hỏi thường gặp
Trẻ mới sinh bao lâu thì có số định danh?
Số được xác lập trong quá trình đăng ký khai sinh khi hồ sơ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu dân cư. Thời điểm cụ thể tuỳ cách đăng ký (trực tiếp hay liên thông trực tuyến). Nếu sau khi nhận giấy khai sinh vẫn chưa thấy số, hỏi nơi đăng ký khai sinh hoặc công an cấp xã.
Giấy khai sinh cũ không có số định danh có phải làm lại không?
Không cần làm lại giấy khai sinh chỉ vì thiếu dòng này. Số định danh vẫn có trong cơ sở dữ liệu; bạn lấy số qua VNeID hoặc giấy thông báo số định danh của công an cấp xã và dùng song song với giấy khai sinh cũ.
Người già chưa từng làm căn cước thì có số định danh không?
Nếu thông tin của người đó đã được thu thập vào cơ sở dữ liệu dân cư thì có. Đưa người già đến công an cấp xã nơi thường trú, mang giấy tờ còn lại như chứng minh nhân dân cũ, để tra và cấp thông báo số định danh, đồng thời hỏi về việc làm thẻ.
Mất thẻ thì có cần báo ngay không?
Nên báo sớm cho công an nơi gần nhất hoặc khi làm thủ tục cấp lại để tránh người khác dùng thẻ của bạn. Đồng thời để ý tài khoản ngân hàng, ví điện tử; nếu thấy giao dịch lạ, báo ngân hàng khoá ngay.
Có thể tra số định danh của bố mẹ để khai hồ sơ cho mình không?
Bạn nên xin số trực tiếp từ bố mẹ, đối chiếu với thẻ của họ. Nếu bố mẹ già không nhớ, cùng họ đến công an cấp xã. Tự tra số của người khác qua kênh không chính thức vừa không an toàn vừa không được khuyến khích.
Giấy thông báo số định danh có dùng thay thẻ căn cước được không?
Giấy thông báo dùng để biết và chứng minh số định danh, thông tin công dân trong một số thủ tục; nó không thay thẻ căn cước trong mọi trường hợp. Nơi tiếp nhận hồ sơ có chấp nhận hay không thì hỏi trước để chuẩn bị đúng.