Để tách hộ, bạn nộp tờ khai thay đổi thông tin cư trú, trong đó ghi rõ ý kiến đồng ý của chủ hộ và chủ sở hữu chỗ ở, tại công an cấp xã nơi mình thường trú, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hay ứng dụng VNeID. Nếu ý kiến đồng ý đã có bằng văn bản riêng thì nộp kèm văn bản đó. Trường hợp tách hộ do ly hôn, hồ sơ có thêm giấy tờ chứng minh việc ly hôn và quyền tiếp tục sử dụng chỗ ở. Khi hồ sơ được chấp nhận, cơ quan đăng ký cư trú cập nhật hộ mới vào Cơ sở dữ liệu về cư trú và thông báo kết quả; không còn sổ nào được cấp.
Hồ sơ tách hộ nhìn thì đơn giản, chỉ một tờ khai, nhưng thực tế hay bị trả lại vì những chi tiết nhỏ: người ký đồng ý không đúng vai, thông tin hộ cũ đang sai, ô "nội dung đề nghị" ghi mơ hồ. Bài này đi qua từng bước, từ lúc kiểm thông tin hộ cho tới khi nhận kết quả, kèm cách xử lý khi bị từ chối. Thủ tục và biểu mẫu có thể được cập nhật; trước khi nộp, nên hỏi công an xã, phường nơi thường trú về cách làm hiện hành ở đó.
Bước chuẩn bị: kiểm thông tin hộ trước khi điền bất cứ thứ gì
Hồ sơ tách hộ được đối chiếu với dữ liệu đang có. Dữ liệu sai thì hồ sơ đúng cũng có thể kẹt. Nên làm theo thứ tự sau:
- Mở VNeID của từng người sắp tách, xem mục thông tin cư trú: địa chỉ thường trú, tên chủ hộ, quan hệ với chủ hộ. Người chưa có tài khoản định danh có thể nhờ người thân xem thông tin hộ hoặc hỏi công an xã.
- Đối chiếu họ tên, ngày sinh, số định danh của từng người với giấy khai sinh và thẻ căn cước. Một chữ sai dấu cũng đáng sửa trước.
- Xác định ai là chủ sở hữu chỗ ở: xem giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, hoặc giấy tờ khác về nhà. Nếu nhà đứng tên chung của hai vợ chồng, nên hỏi cán bộ có cần cả hai đồng ý không.
- Nếu phát hiện sai, làm thủ tục điều chỉnh thông tin cư trú hoặc cập nhật thông tin hộ tịch trước, chờ có kết quả rồi mới nộp tách hộ.
Bước này tốn mười lăm phút nhưng tránh được việc đi lại hai, ba lần. Với hộ đông người, ghi ra giấy danh sách thành viên đang có và danh sách dự kiến sau khi tách, để cả nhà cùng thống nhất trước.
Điền tờ khai thay đổi thông tin cư trú cho đúng việc tách hộ
Một tờ khai cho cả nhóm tách ra. Tờ khai thay đổi thông tin cư trú là biểu mẫu chung cho mọi thủ tục cư trú. Khi tách hộ, người đứng khai thường là người sẽ làm chủ hộ mới; phần thành viên cùng thay đổi ghi những người đi theo sang hộ mới, ví dụ vợ và các con. Không cần mỗi người một tờ nếu cả nhóm cùng tách sang một hộ.
Ô nội dung đề nghị ghi rõ ràng. Nên ghi theo hướng: đề nghị tách hộ để đăng ký thường trú tại cùng địa chỉ, lập hộ mới do ai làm chủ hộ, gồm những ai. Ghi mơ hồ kiểu "xin tách khẩu" dễ khiến cán bộ phải hỏi lại, nhất là khi hồ sơ nộp trực tuyến.
Ý kiến đồng ý ghi ngay trên tờ khai. Tờ khai có phần dành cho ý kiến của chủ hộ, chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp. Người đồng ý ghi rõ đồng ý cho tách hộ, ký và ghi họ tên. Nếu không thể có mặt, họ có thể lập văn bản đồng ý riêng; khi đó nộp kèm và nên hỏi trước cán bộ có cần chứng thực chữ ký không.
Quan hệ với chủ hộ mới phải tính lại. Sau khi tách, quan hệ của từng người được ghi theo chủ hộ mới. Người vợ trước đây ghi là "con dâu" của chủ hộ cũ, nay ghi là "vợ" của chủ hộ mới; các cháu nội trước ghi "cháu" nay thành "con". Ghi đúng ngay từ tờ khai đỡ phải điều chỉnh sau.
Nộp trực tiếp hay trực tuyến: chọn cách nào
Hai cách đều được pháp luật công nhận. Bảng dưới so sánh để bạn chọn theo hoàn cảnh nhà mình:
| Tiêu chí | Nộp trực tiếp tại công an cấp xã | Nộp trực tuyến (Cổng Dịch vụ công, VNeID) |
|---|---|---|
| Phù hợp với | Người lớn tuổi, hồ sơ có văn bản đồng ý viết tay, gia đình có tình huống đặc biệt | Người dùng điện thoại thạo, các bên đều có tài khoản định danh điện tử |
| Ý kiến đồng ý | Ký trực tiếp trên tờ khai hoặc mang văn bản riêng | Người đồng ý xác nhận trên ứng dụng nếu hệ thống hỗ trợ, hoặc tải lên bản chụp văn bản đồng ý |
| Được hỏi ngay khi thiếu | Có, cán bộ chỉ chỗ thiếu tại quầy | Nhận yêu cầu bổ sung qua thông báo, phải theo dõi ứng dụng, email hoặc tin nhắn |
| Đi lại | Ít nhất một lần lên trụ sở | Thường không phải đi, trừ khi được mời đến đối chiếu |
| Rủi ro hay gặp | Quên mang giấy tờ gốc để đối chiếu | Bản chụp mờ, người đồng ý không để ý thông báo xác nhận nên quá hạn |
Dù chọn cách nào, đừng nộp hai nơi cùng lúc. Hai hồ sơ trùng nhau làm việc xử lý chậm hơn, có khi bị trả cả hai.
Nộp trên VNeID: thứ tự thao tác theo chức năng
Giao diện ứng dụng có thể thay đổi giữa các phiên bản, nên các bước dưới đây mô tả theo chức năng thay vì từng nút bấm. Nhớ cập nhật ứng dụng bản mới trước khi làm:
- Đăng nhập tài khoản định danh điện tử của người sẽ làm chủ hộ mới; vào phần thủ tục hành chính, chọn nhóm thủ tục cư trú, chọn tách hộ.
- Chọn cơ quan đăng ký cư trú là công an cấp xã nơi đang thường trú; kiểm địa chỉ hệ thống tự điền đã khớp tên xã, phường sau sắp xếp đơn vị hành chính hay chưa.
- Khai thông tin chủ hộ mới, danh sách thành viên đi theo và quan hệ của từng người với chủ hộ mới.
- Khai thông tin chủ hộ hiện tại và chủ sở hữu chỗ ở để gửi yêu cầu xác nhận đồng ý, hoặc tải lên bản chụp văn bản đồng ý rõ nét.
- Đọc lại toàn bộ, gửi hồ sơ và ghi lại mã hồ sơ. Báo chủ hộ, chủ sở hữu mở ứng dụng để xác nhận nếu hệ thống gửi yêu cầu tới họ.
- Theo dõi trạng thái hồ sơ; khi có yêu cầu bổ sung, làm ngay trong thời hạn được báo.
Ứng dụng VNeID chỉ có một bản chính thức do Bộ Công an phát hành, tải trên kho ứng dụng của điện thoại. Không ai từ cơ quan công an gọi điện xin mật khẩu hay mã OTP để "hỗ trợ tách hộ"; gặp cuộc gọi như vậy thì dừng ngay.
Sau khi nộp: kết quả nằm ở đâu và kiểm lại thế nào
Khi hồ sơ được chấp nhận, cơ quan đăng ký cư trú cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về cư trú và thông báo kết quả cho người đề nghị, theo hình thức đã đăng ký khi nộp. Thời hạn giải quyết theo quy định hiện hành; bạn có thể hỏi cán bộ ngay lúc nộp để biết ngày hẹn. Sau khi có thông báo, mở VNeID của chủ hộ mới để xem: hộ mới đã xuất hiện, chủ hộ đúng người, thành viên đủ và quan hệ ghi đúng.
Đồng thời, nên xem lại hộ cũ. Danh sách thành viên hộ cũ phải bớt đúng những người đã tách. Nếu sau khi tách, hộ cũ chỉ còn một người, người đó tự nhiên là chủ hộ của chính mình; nếu hộ cũ còn nhiều người mà chủ hộ cũ lại là người đã tách sang hộ mới, thì hộ cũ cần chọn chủ hộ khác và làm thủ tục thay đổi chủ hộ. Tình huống này hay bị bỏ quên khi chính chủ hộ là người tách ra.
Giữ lại thông báo kết quả, bản chụp màn hình thông tin cư trú hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú nếu cần nộp cho cơ quan khác. Những giấy tờ này thay cho việc trước đây photo sổ hộ khẩu mới.
Một ví dụ giả định: gia đình ba thế hệ tách hộ
Nhà ông Hải (nhân vật giả định) là nhà ống ba tầng, ông đứng tên giấy chứng nhận và là chủ hộ. Trong hộ có vợ ông, con trai cả là anh Tùng, vợ anh Tùng và hai con nhỏ. Anh Tùng muốn đứng hộ riêng vì hai vợ chồng đã tự lo kinh tế, ở riêng tầng ba. Trước khi nộp, anh mở VNeID và phát hiện vợ mình đang ghi quan hệ với chủ hộ là "con", trong khi đúng ra là "con dâu". Anh làm thủ tục điều chỉnh trước, chờ có kết quả rồi mới nộp tách hộ.
Tờ khai do anh Tùng đứng tên, phần nội dung đề nghị ghi: tách hộ để đăng ký thường trú tại cùng địa chỉ, lập hộ mới do anh Tùng làm chủ hộ, gồm vợ và hai con. Ông Hải ký vào phần ý kiến với tư cách vừa là chủ hộ vừa là chủ sở hữu. Vì ông không dùng điện thoại thông minh, cả nhà chọn nộp trực tiếp ở công an phường. Sau khi có kết quả, hộ ông Hải còn hai người, ông vẫn là chủ hộ; hộ anh Tùng có bốn người, vợ ghi là "vợ", hai cháu ghi là "con". Quyền sở hữu căn nhà không thay đổi gì: vẫn đứng tên ông Hải như trước.
Bị từ chối hoặc phải bổ sung: làm gì tiếp
Nếu không đủ điều kiện, cơ quan đăng ký cư trú phải từ chối và trả lời bằng văn bản hoặc thông báo nêu rõ lý do. Mỗi lý do có hướng xử lý riêng:
- Thiếu ý kiến đồng ý hoặc ý kiến không hợp lệ: bổ sung chữ ký của đúng người, hoặc văn bản đồng ý có chứng thực nếu được yêu cầu.
- Người tách chưa đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ: điều chỉnh nhóm tách để có ít nhất một người thành niên đủ năng lực đứng ra.
- Địa chỉ thuộc trường hợp không được đăng ký thường trú mới: hỏi rõ căn cứ, ví dụ quyết định thu hồi đất hay đang tranh chấp; chờ giải quyết xong mới nộp lại.
- Thông tin không khớp dữ liệu: làm thủ tục điều chỉnh thông tin trước, rồi nộp lại hồ sơ tách hộ.
- Không đồng ý với lý do từ chối: có quyền khiếu nại theo pháp luật về khiếu nại; giữ văn bản trả lời, gửi đơn đến người có thẩm quyền, ghi rõ yêu cầu và kèm giấy tờ.
Trước khi khiếu nại, nên hỏi lại cán bộ tiếp nhận một lần nữa để hiểu đúng lý do. Phần lớn trường hợp chỉ là thiếu một chữ ký hoặc một giấy tờ, bổ sung là xong.
Câu hỏi thường gặp
Tách hộ có mất lệ phí không?
Lệ phí đăng ký cư trú do quy định về phí, lệ phí hiện hành điều chỉnh và có thể khác giữa nộp trực tiếp và nộp trực tuyến, có giai đoạn được miễn, giảm. Cách chắc nhất là xem ngay trên trang thủ tục của Cổng Dịch vụ công khi nộp, hoặc hỏi công an xã nơi tiếp nhận.
Chủ hộ ở xa có ký đồng ý từ xa được không?
Được, bằng cách lập văn bản đồng ý cho tách hộ rồi gửi về để nộp kèm hồ sơ, nên hỏi trước cán bộ có cần chứng thực chữ ký không. Nếu nộp trực tuyến và chủ hộ có tài khoản định danh điện tử, họ có thể xác nhận đồng ý trên ứng dụng khi hệ thống gửi yêu cầu.
Có cần mang sổ hộ khẩu cũ đi khi tách hộ không?
Không. Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị sử dụng từ ngày 1/1/2023; cơ quan đăng ký cư trú tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú. Bạn chỉ cần thẻ căn cước hoặc thông tin định danh, tờ khai và các giấy tờ đồng ý, chứng minh theo trường hợp.
Người tách hộ có phải có mặt tất cả khi nộp không?
Thường không bắt buộc tất cả thành viên cùng đến. Người đứng khai, thường là chủ hộ mới, đi nộp là đủ, kèm ý kiến đồng ý của chủ hộ và chủ sở hữu. Thành viên chưa thành niên do cha mẹ khai thay. Nên hỏi trước công an xã nếu trong nhóm có người đang ở xa.
Tách hộ xong thì hộ cũ có phải làm gì không?
Nếu chủ hộ cũ vẫn ở lại hộ cũ thì không phải làm gì thêm. Nếu chính chủ hộ cũ là người tách sang hộ mới, các thành viên còn lại cần thống nhất chọn chủ hộ khác và làm thủ tục thay đổi chủ hộ, để dữ liệu của hộ cũ không bị bỏ lửng.
Làm sao biết hồ sơ tách hộ đã được duyệt hay chưa?
Theo dõi trạng thái bằng mã hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công hoặc trong ứng dụng VNeID, và để ý tin nhắn, email đã khai khi nộp. Cách kiểm cuối cùng là xem mục thông tin cư trú trên VNeID: thấy tên chủ hộ mới và danh sách thành viên đúng nghĩa là đã xong.