Theo nguyên tắc của Luật Cư trú, mỗi người tự đăng ký cư trú cho mình; người chưa thành niên, người mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự thì việc đăng ký do cha, mẹ hoặc người giám hộ thực hiện; người lớn khác muốn nhờ làm thay thì cần uỷ quyền theo quy định, hoặc tự xác nhận qua tài khoản VNeID của chính họ. Không có cách hợp pháp nào để dùng tài khoản, mật khẩu của người khác rồi nộp hồ sơ nhân danh họ.
Thực tế đời sống đầy những trường hợp cần làm thay: cha mẹ đăng ký thường trú cho con mới sinh, con cái chuyển cha mẹ già về ở cùng, một người đang làm việc ở nước ngoài cần xử lý chỗ ở trong nước, người bệnh nằm viện lâu ngày. Bài này chia theo từng đối tượng, chỉ ra việc gì làm được qua ứng dụng, việc gì cần giấy uỷ quyền, và những điểm nên hỏi công an cấp xã trước khi nộp vì cách áp dụng có thể khác nhau theo thủ tục.
Ai làm cư trú cho ai: bức tranh chung
Bảng dưới tóm theo nguyên lý; hình thức giấy tờ cụ thể của từng trường hợp nên hỏi nơi giải quyết.
| Người cần đăng ký | Ai đứng ra làm | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Trẻ em, người chưa thành niên | Cha, mẹ hoặc người giám hộ | Hồ sơ của con dưới 14 tuổi thường làm qua tài khoản VNeID của cha, mẹ; con từ 14 tuổi trở lên có thể đã có tài khoản riêng |
| Người mất, hạn chế năng lực hành vi dân sự | Người giám hộ, người đại diện theo pháp luật | Cần giấy tờ chứng minh tư cách giám hộ, đại diện |
| Người lớn tuổi, người bệnh còn minh mẫn | Chính họ, có người thân đi cùng hỗ trợ; hoặc người được uỷ quyền | Người đó vẫn là người khai, ký và chịu trách nhiệm về thông tin |
| Người đang ở xa, ở nước ngoài | Tự nộp trực tuyến nếu dùng được tài khoản; hoặc người được uỷ quyền | Hình thức uỷ quyền (có cần chứng thực, xác nhận ở nước ngoài không) hỏi trước |
| Thành viên trong hộ khi tách hộ, đổi chủ hộ | Từng người liên quan cho ý kiến | Có thể xác nhận qua tài khoản riêng hoặc ghi ý kiến vào tờ khai |
Hai điều không thay đổi dù ai đứng ra làm: thông tin khai phải đúng sự thật, và người đăng ký phải thật sự ở hoặc sẽ ở chỗ đăng ký. Làm thay chỉ là thay người đi nộp, không phải thay đổi điều kiện của hồ sơ.
Cha mẹ làm cho con: phần dễ nhất nhưng hay nhầm tài khoản
Trẻ em được cấp số định danh khi đăng ký khai sinh, và nhiều nơi đã làm liên thông khai sinh với đăng ký thường trú cho trẻ. Khi cần làm thêm thủ tục cư trú cho con, như đăng ký tạm trú theo cha mẹ đi thuê nhà hay chuyển thường trú theo gia đình về nhà mới, cha hoặc mẹ là người đứng ra. Trên VNeID, thông tin của con dưới 14 tuổi thường được gắn vào tài khoản của cha, mẹ hoặc người giám hộ, nên hồ sơ của con làm từ tài khoản đó.
Nhầm lẫn hay gặp là cha nộp hồ sơ cho mình, mẹ nộp hồ sơ cho con, mà hai hồ sơ không khớp chỗ ở với nhau; hoặc con đang gắn với tài khoản của mẹ nhưng cha lại tìm hồ sơ của con trong tài khoản của mình. Trước khi nộp, cả nhà nên thống nhất ai làm cho ai, và cùng một địa chỉ cho cả gia đình nếu đi cùng nhau.
Con từ 14 tuổi trở lên thường đã có thẻ căn cước và có thể có tài khoản định danh riêng. Với các thủ tục cư trú của con ở tuổi này, hỏi công an xã, phường xem con tự đứng tên hồ sơ hay cha mẹ vẫn làm thay, vì cách áp dụng có thể khác giữa các thủ tục. Chi tiết cư trú của con khi khai sinh, khi cha mẹ thuê nhà, khi ở với ông bà thuộc mục giấy tờ cư trú cho con của trang.
Giúp cha mẹ già: hỗ trợ thì được, cầm tài khoản thì không
Người già còn minh mẫn vẫn là người đăng ký. Con cháu có thể chuẩn bị giấy tờ, chở cha mẹ ra công an xã, phường, ngồi cạnh giúp đọc tờ khai. Nhưng người ký, người xác nhận vẫn là cha mẹ. Đây là nguyên tắc để bảo vệ chính người già khỏi bị người khác lợi dụng.
Ngồi cùng cha mẹ mở tài khoản của họ. Nếu cha mẹ đã có tài khoản VNeID, con cháu ngồi bên, để cha mẹ tự nhập mật khẩu, tự xác nhận. Cách này khác hẳn việc xin mật khẩu rồi tự làm ở nơi khác. Sau khi xong, nhắc cha mẹ giữ mật khẩu riêng, không đưa cho ai kể cả người nhận là công an qua điện thoại.
Cha mẹ không dùng được điện thoại thì nộp trực tiếp. Không có tài khoản, không dùng được điện thoại thông minh không làm cha mẹ mất quyền đăng ký cư trú. Nộp hồ sơ giấy tại công an cấp xã vẫn là kênh chính thức. Với người đi lại khó khăn, hỏi xem nơi giải quyết có cách hỗ trợ như hẹn lịch hay làm việc tại nhà hay không; một số nơi có, nhưng đừng mặc định.
Cha mẹ đồng ý cho con cháu về ở cùng. Chiều ngược lại cũng hay gặp: con cháu muốn đăng ký thường trú, tạm trú vào nhà cha mẹ. Khi đó cha mẹ là chủ hộ, chủ sở hữu cần cho ý kiến đồng ý. Người già không dùng ứng dụng thì ký văn bản đồng ý hoặc ghi ý kiến vào tờ khai.
Uỷ quyền làm thủ tục cư trú: khi nào cần, viết thế nào
Uỷ quyền phù hợp khi người đăng ký là người trưởng thành, đủ năng lực, nhưng không thể tự đi nộp: đang công tác xa, đang điều trị dài ngày, đang ở nước ngoài. Người được uỷ quyền đi nộp hồ sơ, nhận thông báo, bổ sung giấy tờ thay, trong phạm vi được uỷ quyền. Quy định về thủ tục hành chính cho phép uỷ quyền ở nhiều việc, nhưng mỗi thủ tục cư trú có thể có yêu cầu riêng, nên bước đầu tiên là hỏi công an cấp xã nơi sẽ nộp: thủ tục này có nhận uỷ quyền không, văn bản cần có chứng thực chữ ký hay công chứng không.
Một văn bản uỷ quyền gọn và đủ thường ghi: thông tin người uỷ quyền và người được uỷ quyền (họ tên, số định danh), việc được uỷ quyền nói cụ thể (ví dụ "nộp hồ sơ đăng ký thường trú tại địa chỉ…, nhận thông báo kết quả"), thời hạn uỷ quyền, chữ ký của người uỷ quyền. Tránh viết chung chung "làm mọi thủ tục giấy tờ", vì nơi nhận có thể không chấp nhận, và chính bạn cũng không muốn trao một quyền quá rộng.
Người ở nước ngoài muốn uỷ quyền thì hỏi kỹ thêm cách chứng thực chữ ký ở nơi mình đang sống (thường qua cơ quan đại diện Việt Nam). Trong nhiều trường hợp, nếu vẫn dùng được tài khoản VNeID của mình, việc tự nộp trực tuyến rồi để người thân ở nhà hỗ trợ giấy tờ chỗ ở sẽ đơn giản hơn làm văn bản uỷ quyền.
Những việc người làm thay không được làm
Ranh giới giữa giúp đỡ và làm sai đôi khi rất mỏng. Những việc dưới đây dễ biến người làm thay thành người có lỗi, dù ý định ban đầu là tốt:
- Đăng nhập tài khoản VNeID của người khác bằng mật khẩu xin được, rồi nộp hồ sơ hay xác nhận đồng ý thay họ.
- Ký thay chữ ký của chủ hộ, chủ nhà trên văn bản đồng ý, kể cả khi chắc chắn họ "sẽ đồng ý".
- Khai một người đang ở chỗ này trong khi người đó thực ra ở nơi khác, chỉ để giữ suất học, chế độ hay một quyền lợi gắn với nơi cư trú.
- Đăng ký cư trú cho người khác vào nhà mình mà người đó không biết, hoặc xoá đăng ký của người khác ra khỏi hộ mà không qua thủ tục.
- Nhận tiền để đứng ra "làm cư trú" cho người lạ, giữ hộ thẻ căn cước, tài khoản của họ.
Những việc trên có thể dẫn tới hồ sơ bị huỷ, đăng ký bị xoá, và trách nhiệm pháp lý tuỳ mức độ. Muốn giúp người thân, hãy giúp bằng cách chuẩn bị giấy tờ, đi cùng, giải thích, còn quyết định và chữ ký để họ tự làm.
Túi giấy tờ nên mang khi đi nộp thay hoặc đi cùng
Đi một lần mà thiếu một tờ là phải quay lại, nhất là khi người cần đăng ký đi lại khó. Trước khi đi, gọi hoặc hỏi trực tiếp công an cấp xã nơi nộp, rồi soạn theo danh sách chung dưới đây và điều chỉnh theo hướng dẫn của nơi đó:
- Thẻ căn cước của người đăng ký và của người đi nộp thay (bản gốc để đối chiếu).
- Giấy tờ chứng minh tư cách làm thay: giấy khai sinh của con (cha mẹ làm cho con), quyết định hoặc giấy tờ về giám hộ, văn bản uỷ quyền nếu có.
- Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp tại nơi đăng ký, hoặc văn bản đồng ý của chủ hộ, chủ sở hữu nếu ở nhà người khác.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân khi đăng ký theo diện về ở với người thân, nếu dữ liệu hộ tịch chưa khai thác được.
- Điện thoại có VNeID của những người liên quan đã đăng nhập sẵn, để tra số định danh và xác nhận khi cần.
Ghi lại tên cán bộ hướng dẫn và nội dung đã được dặn, để lần sau hoặc người khác trong nhà làm tiếp không phải hỏi lại từ đầu.
Ví dụ giả định: hai anh em lo cư trú cho mẹ
Bà Sáu ở quê một mình, sức yếu, nên hai con quyết định đón bà lên ở với người con trai đang có nhà riêng ở thành phố. Người con gái làm ở nước ngoài, người con trai ở trong nước. Bà Sáu còn minh mẫn nhưng không dùng điện thoại thông minh.
Người con trai là chủ hộ, chủ sở hữu nhà. Anh hỏi công an phường nơi mình ở trước: mẹ chuyển về theo diện ở với người thân thì cần những giấy tờ gì, mẹ có cần lên trực tiếp không. Theo hướng dẫn, anh chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ mẹ con, tờ khai có ý kiến đồng ý của mình là chủ hộ. Một buổi sáng anh chở mẹ lên phường, bà Sáu tự ký tờ khai. Người con gái ở xa không cần làm gì; chị chỉ dặn em gửi lại thông báo kết quả để lưu.
Sau khi có kết quả, anh mở VNeID của mình xem thông tin hộ, thấy mẹ đã có tên trong hộ với quan hệ "mẹ". Thường trú cũ của bà ở quê được xử lý theo việc chuyển đến nơi mới. Không ai phải giữ mật khẩu của ai, và bà Sáu vẫn là người quyết định chuyện chỗ ở của mình.
Câu hỏi thường gặp
Có được dùng tài khoản VNeID của mình để nộp hồ sơ cư trú cho bố mẹ không?
Không nên. Mỗi người lớn đăng ký bằng tài khoản của chính mình hoặc nộp trực tiếp. Bố mẹ không dùng được ứng dụng thì đưa bố mẹ đi nộp tại công an cấp xã, hoặc hỏi về việc uỷ quyền nếu bố mẹ không thể đi.
Con dưới 14 tuổi đăng ký cư trú qua tài khoản của ai?
Thường qua tài khoản VNeID của cha, mẹ hoặc người giám hộ mà thông tin của con được gắn vào. Cả nhà nên thống nhất ai làm cho con để tránh hai hồ sơ lệch nhau. Gặp vướng thì mang giấy khai sinh của con đến công an xã, phường hỏi.
Uỷ quyền làm thủ tục cư trú có cần công chứng không?
Tuỳ thủ tục và yêu cầu của nơi giải quyết; có nơi yêu cầu văn bản có chứng thực chữ ký hoặc công chứng. Hỏi công an cấp xã nơi sẽ nộp trước khi làm văn bản, và ghi rõ việc được uỷ quyền, thời hạn uỷ quyền.
Người đang ở nước ngoài có tự nộp hồ sơ cư trú trong nước được không?
Nếu vẫn đăng nhập được tài khoản VNeID của mình và hồ sơ không cần có mặt đối chiếu, có thể nộp trực tuyến. Trường hợp cần giấy tờ gốc hay xác minh, nhờ người thân theo uỷ quyền. Hỏi trước nơi giải quyết để chọn cách phù hợp.
Chủ hộ già không dùng điện thoại thì cho ý kiến đồng ý thế nào?
Chủ hộ có thể ký văn bản đồng ý hoặc ghi ý kiến trực tiếp vào tờ khai khi nộp tại công an cấp xã. Người thân không được ký thay. Nếu chủ hộ đi lại khó, hỏi nơi giải quyết về cách tiếp nhận ý kiến phù hợp.
Người bị bệnh nặng không tự ký được thì ai làm cư trú cho họ?
Nếu người đó đã được xác định mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự, người giám hộ, người đại diện theo pháp luật làm thay, kèm giấy tờ chứng minh tư cách. Trường hợp chưa có, hỏi công an cấp xã và cơ quan tư pháp về cách xác lập giám hộ.