Về cư trú, chủ nhà cho thuê có ba phần việc chính: đồng ý và cung cấp giấy tờ về chỗ ở để người thuê tự đăng ký tạm trú khi ở từ 30 ngày trở lên; thông báo lưu trú cho những người ở dưới 30 ngày, như khách thuê ngắn ngày hoặc người thân của người thuê đến ở nhờ; và phối hợp khi người thuê dọn đi để thông tin cư trú được cập nhật. Nghĩa vụ đăng ký tạm trú thuộc về chính người thuê, nhưng chủ nhà là người nắm rõ nhất ai đang ở trong nhà mình.
Bài này viết cho chủ nhà nói chung, từ người có một phòng trống cho sinh viên thuê đến người có cả dãy trọ, và không bàn chuyện giấy phép kinh doanh, phòng cháy hay thuế; những việc đó có quy định riêng. Ở đây chỉ phần cư trú: chia việc thế nào, ghi chép gì, xử lý các tình huống hay gặp. Mỗi địa phương có thể có hướng dẫn cụ thể khác nhau, nên hỏi công an xã, phường nơi có nhà cho thuê để biết cách họ đang làm.
Bảng chia việc: chủ nhà và người thuê
Phần lớn rắc rối giữa chủ và khách bắt đầu từ việc không ai biết việc nào là của ai. Bảng dưới chia theo nguyên lý của Luật Cư trú:
| Việc | Người thuê | Chủ nhà |
|---|---|---|
| Đăng ký tạm trú khi ở từ 30 ngày | Tự nộp hồ sơ | Đồng ý, cung cấp giấy tờ chỗ ở |
| Gia hạn tạm trú | Tự nộp trước khi hết hạn | Gia hạn hợp đồng, đồng ý cho ở tiếp |
| Người ở dưới 30 ngày (khách ngắn ngày, người thân đến ở nhờ) | Báo cho chủ nhà biết | Thông báo lưu trú; vắng chủ thì người đến tự báo |
| Thay đổi người ở trong phòng | Báo chủ nhà trước khi cho người khác vào ở | Cập nhật sổ theo dõi, nhắc đăng ký |
| Dọn đi, chấm dứt hợp đồng | Đăng ký nơi ở mới nếu thuộc diện | Ghi ngày trả phòng; hỏi công an xã có cần báo không |
Đưa bảng này vào phụ lục hợp đồng thuê là cách đơn giản nhất để hai bên hiểu nhau ngay từ đầu, thay vì đợi đến lúc có cán bộ đến kiểm tra mới hỏi nhau.
Đồng ý cho người thuê đăng ký tạm trú: ký gì, đưa gì
Khi người thuê nộp hồ sơ tạm trú, chủ nhà thường cần ghi ý kiến đồng ý vào tờ khai thay đổi thông tin cư trú hoặc ký một văn bản đồng ý riêng, và cung cấp hợp đồng thuê. Có nơi đề nghị xem thêm giấy tờ chứng minh quyền với căn nhà của chủ, như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở; chủ nhà có thể cho xem hoặc cung cấp bản chụp khi được yêu cầu, không cần giao bản gốc cho người thuê.
Nếu dãy trọ có nhiều phòng, nên ghi rõ số phòng trong hợp đồng và trong địa chỉ đăng ký. Việc này giúp cơ quan đăng ký phân biệt người ở từng phòng, và giúp chính chủ nhà biết phòng nào có ai. Với nhà thuê nguyên căn mà người thuê cho thuê lại từng phòng, chủ sở hữu nên quyết định rõ có cho phép thuê lại hay không và ghi vào hợp đồng gốc; người ở thuê lại sẽ cần dựa vào đó khi đăng ký.
Chủ nhà ở xa có thể uỷ quyền cho người quản lý ký thay, bằng văn bản uỷ quyền rõ ràng. Hỏi công an xã trước để biết họ cần mẫu uỷ quyền thế nào.
Thông báo lưu trú: khi nào chủ nhà phải tự làm
Khách thuê ngắn ngày. Cho thuê phòng theo ngày, theo tuần, kể cả qua các ứng dụng đặt phòng, thì mỗi lượt khách ở dưới 30 ngày đều cần thông báo lưu trú. Đây là trách nhiệm của chủ nhà hoặc người quản lý chỗ ở.
Người thân, bạn bè của người thuê đến ở nhờ vài hôm. Thực tế người thuê thường không nghĩ đến chuyện này. Trong hợp đồng nên có điều khoản người thuê báo cho chủ nhà khi có người đến ở qua đêm, để chủ nhà hoặc chính người thuê thông báo lưu trú theo cách đã thống nhất với công an xã.
Thời điểm thông báo. Theo Luật Cư trú, thông báo lưu trú thực hiện trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú; khách đến sau 23 giờ thì thông báo trước 8 giờ sáng hôm sau. Cách thông báo có thể là trực tiếp, qua điện thoại, qua phương tiện điện tử hoặc chức năng thông báo lưu trú trên VNeID.
Nhận phòng tự động, chủ không có mặt. Với căn hộ cho thuê ngắn ngày mà khách tự nhận phòng bằng mã khoá, chủ nhà vẫn nên chủ động thu thông tin khách và thông báo lưu trú. Nếu thực sự không có ai trong nhà khi khách đến ở, người đến ở phải tự thông báo; chủ nhà nên hướng dẫn rõ cho khách để tránh bỏ sót.
Sổ theo dõi người thuê: ghi gì cho đủ mà không thừa
Không có quy định bắt mọi chủ nhà phải lập sổ theo một mẫu riêng, nhưng một sổ theo dõi đơn giản, giấy hay bảng tính, giúp ích rất nhiều. Mỗi dòng gồm: số phòng, họ tên người ở, số định danh cá nhân, ngày bắt đầu ở, thời hạn hợp đồng, tình trạng tạm trú (đã đăng ký, hết hạn ngày nào), ngày trả phòng. Với khách ngắn ngày, thêm cột ngày giờ đến, ngày đi và ngày đã thông báo lưu trú.
Chỉ ghi những gì cần cho việc quản lý chỗ ở và cư trú. Không chụp lưu ảnh căn cước của người thuê nếu không cần, không giữ thẻ căn cước làm tin, không chia sẻ thông tin người thuê cho người khác. Thông tin cá nhân được pháp luật bảo vệ; chủ nhà thu thập nhiều hơn mức cần thiết là tự nhận thêm rủi ro.
Sổ theo dõi còn là công cụ nhắc việc. Nhìn cột hạn tạm trú, chủ nhà có thể nhắc người thuê gia hạn trước một tháng. Nhìn cột người ở, chủ nhà biết phòng nào đang có thêm người mà chưa báo.
Khi người thuê dọn đi
Khi người thuê chấm dứt hợp đồng và chuyển đi mà không đăng ký tạm trú ở chỗ khác, thông tin tạm trú của họ tại nhà bạn thuộc diện bị xoá theo quy định. Trên thực tế, việc cập nhật nhanh hay chậm phụ thuộc vào việc cơ quan đăng ký có biết người đó đã đi hay chưa. Chủ nhà nên ghi ngày trả phòng vào sổ, giữ biên bản bàn giao phòng, và hỏi công an xã xem có cần báo để họ cập nhật không.
Lợi ích của việc này nằm ở chính chủ nhà: dữ liệu cư trú tại địa chỉ nhà mình phản ánh đúng người đang ở. Có trường hợp người thuê đã đi hơn năm mà thông tin vẫn ghi tạm trú tại đó, đến khi có giấy tờ, thư từ hay cơ quan chức năng tìm người theo địa chỉ thì chủ nhà mất công giải thích.
Với người thuê, nhắc họ đăng ký tạm trú ở nơi mới nếu thuộc diện. Một câu nhắc lúc trả cọc là đủ; việc đăng ký nơi mới là trách nhiệm của họ.
Những điều chủ nhà không nên làm
Một số việc nghe có vẻ tiện cho cả hai bên nhưng lại tạo rủi ro:
- Đăng ký khống: đồng ý cho người không ở thực tế "gửi" tạm trú hay thường trú tại nhà mình để họ làm giấy tờ ở nơi khác. Đây là hành vi trái quy định về cư trú, và người đồng ý cũng có thể phải chịu trách nhiệm.
- Giữ thẻ căn cước của người thuê làm tin cho tiền thuê. Dùng tiền đặt cọc và hợp đồng thay vì giữ giấy tờ tuỳ thân.
- Ghi quan hệ "người thân" cho người thuê để thủ tục nhanh hơn. Thông tin sai làm rối dữ liệu hộ và có thể gây rắc rối khi chuyển nhượng nhà hay xử lý việc khác sau này.
- Hứa với người thuê là ở lâu sẽ "nhập hộ khẩu" được khi không chắc điều kiện. Đăng ký thường trú ở nhà thuê có điều kiện riêng, chủ nhà nên tìm hiểu trước khi hứa.
- Phớt lờ người ở thêm. Phòng thuê cho hai người mà thực tế có bốn người ở lâu dài thì hai người kia cũng thuộc diện đăng ký tạm trú.
Tình huống khó xử hay gặp và cách xử lý
Người thuê đưa thêm người về ở lâu dài. Phòng ký cho một người, vài tháng sau có thêm người yêu hoặc bạn đến ở hẳn. Ngoài chuyện điện nước và an ninh, người mới cũng thuộc diện đăng ký tạm trú nếu ở từ 30 ngày. Chủ nhà nên trao đổi thẳng, bổ sung tên người ở vào hợp đồng hoặc phụ lục, rồi đồng ý để họ đăng ký.
Người thuê là người chưa thành niên. Học sinh thuê trọ gần trường cần ý kiến đồng ý của cha mẹ khi đăng ký tạm trú. Chủ nhà nên có cách liên lạc với cha mẹ và ký hợp đồng với họ hoặc có sự đồng ý của họ, vừa cho thủ tục cư trú vừa cho việc giải quyết khi có chuyện.
Nhà đang thế chấp, đang làm thủ tục mua bán. Việc cho thuê và cho đăng ký tạm trú có thể bị ràng buộc bởi hợp đồng với ngân hàng hay bên mua. Phần cư trú vẫn theo nguyên lý chung, nhưng chủ nhà nên kiểm tra các ràng buộc này trước khi cho thuê dài hạn.
Đồng sở hữu không thống nhất. Nhà của nhiều anh chị em đứng tên chung mà chỉ một người cho thuê thì phần đồng ý về chỗ ở có thể bị hỏi lại. Nên thống nhất bằng văn bản giữa các đồng sở hữu về việc cho thuê và người đại diện ký giấy tờ.
Nói rõ từ lúc ký hợp đồng để đỡ việc về sau
Gần như mọi vướng mắc về cư trú giữa chủ và người thuê đều có thể tránh bằng vài dòng trong hợp đồng. Nên ghi: người thuê có nghĩa vụ đăng ký tạm trú khi thuộc diện và cho chủ nhà biết kết quả; chủ nhà đồng ý và cung cấp giấy tờ cần thiết; người thuê báo trước khi có người đến ở qua đêm hoặc ở thêm; khi trả phòng, hai bên lập biên bản bàn giao có ghi ngày.
Nếu cho thuê ngắn ngày, quy trình nhận khách nên có bước thu thông tin để thông báo lưu trú, như một phần mặc định chứ không phải việc làm khi nhớ ra. Với dãy trọ nhiều phòng, một tờ hướng dẫn ngắn dán ở khu sinh hoạt chung về việc đăng ký tạm trú, gia hạn và báo người ở thêm giúp người thuê mới biết phải làm gì mà không cần chủ nhà nhắc từng người.
Cách làm rõ ràng như vậy có lợi cho cả hai bên: người thuê có thông tin cư trú để lo việc học của con, việc làm, giấy tờ; chủ nhà có dữ liệu đúng về những người đang sống trong nhà mình, và có căn cứ khi cần làm việc với chính quyền địa phương.
Câu hỏi thường gặp
Người thuê không chịu đăng ký tạm trú thì chủ nhà có bị liên đới không?
Nghĩa vụ đăng ký tạm trú thuộc về người thuê. Tuy vậy, chủ nhà nên nhắc bằng văn bản hoặc ghi vào hợp đồng, và hỏi công an xã cách xử lý khi người thuê không thực hiện, để chính mình không gặp rắc rối về sau.
Cho người quen ở nhờ miễn phí một tháng rưỡi có cần làm gì không?
Có. Người ở nhờ từ 30 ngày trở lên, ngoài xã nơi thường trú của họ, thuộc diện đăng ký tạm trú. Chủ nhà đồng ý cho ở nhờ trên tờ khai hoặc bằng văn bản để họ đăng ký.
Cho thuê căn hộ theo ngày qua ứng dụng thì khai báo thế nào?
Mỗi lượt khách ở dưới 30 ngày cần thông báo lưu trú trước 23 giờ ngày khách đến, hoặc trước 8 giờ sáng hôm sau nếu khách đến muộn. Cách thông báo cụ thể nên thống nhất với công an xã nơi có căn hộ; việc kinh doanh lưu trú có thể kéo theo thủ tục khác.
Chủ nhà có được xem thông tin tạm trú của người thuê trên VNeID không?
Chủ nhà không nên đòi tài khoản hay mật khẩu VNeID của người thuê. Có thể đề nghị người thuê cho xem màn hình thông tin cư trú của họ, hoặc chụp thông báo kết quả, để cập nhật sổ theo dõi.
Người thuê dọn đi mà không báo thì chủ nhà làm gì với thông tin tạm trú?
Ghi ngày phát hiện người thuê đã dọn đi, giữ lại bằng chứng như tin nhắn, biên bản bàn giao phòng, và báo công an xã nơi có nhà để họ xem xét cập nhật thông tin theo các trường hợp xoá đăng ký tạm trú.