Người đi xin việc ở tỉnh, thành khác không cần có thường trú (hộ khẩu) tại nơi làm việc. Hồ sơ xin việc thông thường cần giấy tờ tuỳ thân (thẻ căn cước), sơ yếu lý lịch, bằng cấp, giấy khám sức khoẻ; phần cư trú được thể hiện qua số định danh và thông tin cư trú trong dữ liệu quốc gia, không còn bản sao sổ hộ khẩu. Khi nhà tuyển dụng yêu cầu phiếu lý lịch tư pháp, người lao động xin tại cơ quan có thẩm quyền theo nơi thường trú, hoặc nơi tạm trú nếu không có thường trú, và ở nhiều nơi đã nộp được trực tuyến, kể cả qua VNeID.
Dù vậy, vẫn có doanh nghiệp, đơn vị giữ thói quen cũ: đòi "bản sao hộ khẩu công chứng", đòi "xác nhận của công an phường nơi tạm trú" trên sơ yếu lý lịch. Bài này đi qua từng loại giấy tờ có dính tới cư trú trong hồ sơ xin việc: cái nào cần, cái nào không còn tồn tại, xin ở đâu khi đang ở xa quê, và cách trả lời nhà tuyển dụng một cách lịch sự mà đúng. Trước khi làm giấy tờ, nên hỏi rõ nhà tuyển dụng cần đúng loại nào, và hỏi công an xã, phường nơi ở về phần cư trú.
Giấy tờ trong hồ sơ xin việc: cái nào dính tới cư trú
Bảng sau đi qua các giấy tờ phổ biến nhất trong hồ sơ xin việc ở Việt Nam và chỉ ra phần nào liên quan tới nơi ở:
| Giấy tờ | Liên quan cư trú thế nào | Ghi chú khi ở xa quê |
|---|---|---|
| Thẻ căn cước (hoặc căn cước công dân còn hạn) | Có số định danh, dùng tra thông tin cư trú | Bản chụp hoặc xuất trình bản gốc |
| Sơ yếu lý lịch | Tự khai nơi thường trú, nơi ở hiện tại | Chứng thực chữ ký nếu nhà tuyển dụng yêu cầu, làm ở nơi đang ở được |
| Bản sao sổ hộ khẩu | Không còn tồn tại từ 1/1/2023 | Thay bằng thông tin cư trú trên VNeID hoặc giấy xác nhận |
| Giấy xác nhận thông tin về cư trú | Chứng minh nơi thường trú, tạm trú | Xin ở công an xã, phường bất kỳ hoặc trực tuyến |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Xin theo nơi thường trú, hoặc tạm trú nếu không có thường trú | Nhiều nơi nộp trực tuyến được |
| Giấy khám sức khoẻ | Không phụ thuộc cư trú | Khám ở cơ sở đủ điều kiện gần nơi ở |
Phần lớn nhà tuyển dụng hiện nay chỉ cần căn cước và sơ yếu lý lịch tự khai ở vòng nộp hồ sơ; các giấy tờ có xác nhận thường chỉ cần khi đã trúng tuyển, để làm hồ sơ nhân sự chính thức.
Nhà tuyển dụng hỏi gì về cư trú là hợp lý
Doanh nghiệp có lý do chính đáng để biết người lao động đang ở đâu: liên lạc, gửi giấy tờ, tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, xử lý khi có sự cố. Vì vậy hỏi nơi thường trú và nơi ở hiện tại, đề nghị người lao động cung cấp thông tin cư trú là hợp lý.
Điều không hợp lý là đặt việc có thường trú tại địa phương làm điều kiện để được tuyển dụng ở những công việc thông thường. Với khu vực doanh nghiệp, bộ luật lao động cấm phân biệt đối xử trong lao động; việc từ chối một ứng viên chỉ vì quê ở tỉnh khác khó có căn cứ. Một số vị trí trong khu vực công hay vị trí đặc thù có thể có điều kiện riêng theo văn bản tuyển dụng, nhưng đó là ngoại lệ được công bố rõ.
Còn đòi sổ hộ khẩu giấy thì đơn giản là đòi thứ không còn giá trị. Khi gặp yêu cầu này, ứng viên có thể đề nghị cung cấp thông tin cư trú theo cách hiện hành: cho xem trên VNeID, gửi giấy xác nhận thông tin về cư trú, hoặc để doanh nghiệp tra qua kênh được phép khi làm thủ tục bảo hiểm. Nói nhẹ nhàng rằng sổ hộ khẩu đã bỏ từ năm 2023 thường đủ để bộ phận nhân sự cập nhật yêu cầu.
Sơ yếu lý lịch: không còn "xác nhận của địa phương" bắt buộc
Sơ yếu lý lịch là bản tự khai. Người lao động tự khai thông tin cá nhân, quá trình học tập, làm việc, gia đình. Mẫu sơ yếu lý lịch bán ở hiệu sách có ô "xác nhận của chính quyền địa phương" là thói quen cũ; pháp luật không bắt buộc sơ yếu lý lịch xin việc ở doanh nghiệp phải có xác nhận đó.
Chứng thực chữ ký nếu được yêu cầu. Khi nhà tuyển dụng muốn có xác nhận, cách đúng là chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch. Việc chứng thực chữ ký làm được tại Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, không bắt buộc ở nơi thường trú; người đang tạm trú ở thành phố làm ngay ở nơi mình đang ở.
Chứng thực chữ ký không xác nhận nội dung. Cơ quan chứng thực xác nhận chữ ký là của bạn, không xác nhận thông tin bạn khai là đúng. Người khai tự chịu trách nhiệm về nội dung.
Khai nơi ở cho đúng. Ghi cả nơi thường trú và nơi ở hiện tại (tạm trú). Nhiều hồ sơ chỉ ghi quê, sau đó công ty gửi giấy tờ về quê, người lao động không nhận được.
Phiếu lý lịch tư pháp khi đang sống xa nơi thường trú
Phiếu lý lịch tư pháp xác nhận một người có hay không có án tích, và thường được yêu cầu với một số ngành nghề (giáo dục, tài chính, bảo vệ, lái xe dịch vụ…) hoặc khi làm hồ sơ đi làm việc ở nước ngoài. Theo Luật Lý lịch tư pháp, công dân Việt Nam ở trong nước yêu cầu cấp phiếu tại cơ quan có thẩm quyền ở tỉnh nơi thường trú; trường hợp không có nơi thường trú thì nơi tạm trú.
Người thường trú ở tỉnh này nhưng tạm trú ở tỉnh khác trước đây phải về quê nộp, hoặc gửi qua bưu điện. Những năm gần đây, việc yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp đã được đưa lên Cổng dịch vụ công và tích hợp trên VNeID ở nhiều địa phương, cho phép nộp trực tuyến, nhận phiếu qua bưu chính hoặc bản điện tử. Người lao động nên thử kênh trực tuyến trước khi tính chuyện về quê.
Cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp phiếu đã có thay đổi qua các đợt sắp xếp bộ máy, và thời hạn giải quyết, lệ phí được quy định trong văn bản riêng. Hãy tra trên Cổng dịch vụ công hoặc VNeID để biết nơi tiếp nhận hiện tại cho trường hợp của mình, thay vì dựa vào bài viết cũ. Nhà tuyển dụng thường nói rõ cần phiếu số 1 hay số 2; nếu không rõ, hỏi lại trước khi nộp.
Hồ sơ cư trú gọn cho người lao động mới lên thành phố
Một nam thanh niên (ví dụ giả định) thường trú ở một tỉnh Bắc Trung Bộ, mới vào Đồng Nai mới tìm việc ở khu công nghiệp. Bộ giấy tờ phần cư trú nên chuẩn bị:
- Thẻ căn cước còn hạn, thông tin trùng khớp với bằng cấp.
- Tài khoản VNeID đã kích hoạt, xem được thông tin cư trú.
- Ngay khi có chỗ trọ: đăng ký tạm trú, giữ thông báo kết quả. Nhiều doanh nghiệp hỏi nơi tạm trú khi làm hồ sơ bảo hiểm.
- Sơ yếu lý lịch khai đủ nơi thường trú và nơi tạm trú; chứng thực chữ ký nếu công ty yêu cầu, làm tại xã, phường nơi trọ.
- Nếu công việc cần phiếu lý lịch tư pháp: nộp yêu cầu trực tuyến sớm, vì cần thời gian giải quyết.
- Lưu bản điện tử các giấy tờ, gửi bản chụp khi nộp hồ sơ, chỉ mang bản gốc đi đối chiếu khi được hẹn.
Không nên giao bản gốc căn cước cho người tuyển dụng giữ, và cảnh giác với các "công ty môi giới việc làm" thu phí rồi giữ giấy tờ. Doanh nghiệp không có quyền giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân của người lao động.
Lao động thời vụ, làm qua công ty cung ứng, ở nhà trọ của chủ: tạm trú ai lo
Ở khu lưu trú do doanh nghiệp bố trí. Nhiều doanh nghiệp có nhà ở cho công nhân hoặc thuê nguyên dãy trọ cho người lao động. Khi đó doanh nghiệp là bên có quyền với chỗ ở, nên thường đứng ra cung cấp giấy tờ chứng minh chỗ ở, có nơi làm thủ tục tạm trú tập trung. Người lao động vẫn nên kiểm trên VNeID xem tạm trú của mình đã thực sự được ghi chưa.
Làm qua công ty cung ứng lao động. Người lao động ký hợp đồng với công ty cung ứng, làm việc tại nhà máy khác. Việc tạm trú gắn với chỗ ở thực tế, không gắn với công ty nào; nếu tự thuê trọ thì tự đăng ký với ý kiến của chủ trọ.
Làm thời vụ ngắn ngày. Đi làm mùa vụ dưới 30 ngày thì không phát sinh tạm trú; chủ nơi ở có trách nhiệm thông báo lưu trú. Ở từ 30 ngày trở lên thì phải đăng ký tạm trú như mọi người khác.
Đổi chỗ làm, đổi chỗ ở liên tục. Người hay chuyển nơi làm việc nên tập thói quen: mỗi lần chuyển trọ là một lần đăng ký tạm trú mới. Dữ liệu cư trú cập nhật đúng giúp mọi giấy tờ ở nơi làm việc mới không bị vướng.
Sau khi được nhận: bảo hiểm, thuế và cư trú
Khi đã ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp làm thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định. Mã số bảo hiểm xã hội và mã số thuế cá nhân nay được thống nhất dần với số định danh cá nhân, nên thông tin dân cư đúng là điều kiện để hồ sơ không bị trả lại. Nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu nên chọn gần chỗ làm hoặc chỗ trọ.
Người lao động không cần chuyển thường trú để được tham gia các loại bảo hiểm này. Khi nghỉ việc, hưởng trợ cấp thất nghiệp, nơi nộp hồ sơ có thể chọn theo nơi mình muốn nhận trợ cấp theo hướng dẫn của ngành; người tạm trú ở nơi làm việc thường nộp được ngay tại đó.
Một điểm hay quên: khi chuyển chỗ trọ, cập nhật địa chỉ với bộ phận nhân sự, đồng thời đăng ký tạm trú ở chỗ mới. Hai việc này độc lập; báo công ty không thay cho đăng ký tạm trú và ngược lại. Người lao động giữ tạm trú đúng cũng thuận lợi hơn khi cần giấy xác nhận để vay tiêu dùng, mở tài khoản hay thuê nhà mới, vì các nơi này thường đối chiếu nơi ở qua dữ liệu cư trú.
Câu hỏi thường gặp
Xin việc ở thành phố có cần hộ khẩu thành phố không?
Không cần với công việc thông thường ở doanh nghiệp. Nhà tuyển dụng có thể hỏi nơi thường trú và nơi ở hiện tại để quản lý, liên lạc, làm bảo hiểm. Một số vị trí trong khu vực công hoặc vị trí đặc thù có điều kiện riêng được ghi rõ trong thông báo tuyển dụng.
Công ty đòi bản sao sổ hộ khẩu thì nộp gì?
Sổ hộ khẩu đã hết giá trị từ 1/1/2023. Có thể cho xem thông tin cư trú trên VNeID hoặc nộp giấy xác nhận thông tin về cư trú do công an cấp xã cấp. Nói rõ với bộ phận nhân sự rằng đây là giấy tờ thay thế hiện hành.
Sơ yếu lý lịch có bắt buộc phải xin xác nhận của phường không?
Không bắt buộc với hồ sơ xin việc ở doanh nghiệp. Nếu công ty muốn có xác nhận, cách phổ biến là chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, làm ở nơi đang ở được.
Đang tạm trú ở tỉnh khác thì xin lý lịch tư pháp ở đâu?
Theo Luật Lý lịch tư pháp, công dân yêu cầu cấp phiếu theo nơi thường trú; không có thường trú thì theo nơi tạm trú. Nhiều địa phương đã cho nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công hoặc VNeID, nhận kết quả qua bưu chính, nên không nhất thiết phải về quê.
Công ty giữ căn cước bản gốc của người lao động có đúng không?
Không đúng. Người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân của người lao động. Doanh nghiệp chỉ cần bản chụp hoặc xem đối chiếu bản gốc. Nếu bị giữ, đề nghị trả lại và có thể phản ánh với cơ quan quản lý lao động tại địa phương.
Có phải đăng ký tạm trú trước khi đi làm không?
Đăng ký tạm trú là nghĩa vụ của người ở từ 30 ngày trở lên tại chỗ ở ngoài xã, phường nơi thường trú, không phụ thuộc có việc làm hay chưa. Có tạm trú giúp làm hồ sơ bảo hiểm, chứng thực, xin giấy tờ ở nơi làm việc thuận lợi hơn.