Cho người thuê đăng ký thường trú (nhập hộ khẩu) tại nhà mình không làm bạn mất quyền sở hữu, không làm người thuê có quyền ở vô thời hạn, và không ngăn bạn bán, tặng cho hay cho người khác thuê sau này. Thường trú chỉ là thông tin cư trú trong cơ sở dữ liệu. Khi việc thuê chấm dứt, người thuê phải đăng ký nơi mới; nếu họ không làm và bạn không đồng ý cho giữ, đăng ký của họ ở nhà bạn có thể bị xoá theo các trường hợp luật định.
Nỗi lo "cho nhập hộ khẩu là khó lấy lại nhà" có gốc từ thời sổ hộ khẩu giấy, khi cuốn sổ nằm trong tay người ở và nhiều người lầm tưởng có tên trong sổ là có phần nhà. Bây giờ không còn sổ, và luật nói rõ hơn về việc xoá đăng ký. Tuy vậy, cho người thuê thường trú vẫn có vài điều chủ nhà cần biết: nó ảnh hưởng tới diện tích bình quân của căn nhà, tới thông tin hộ tại địa chỉ, và đòi bạn theo dõi khi người thuê chuyển đi. Bài này viết cho chủ nhà; trước khi ký, nên hỏi công an xã, phường nơi có nhà để biết cách họ nhận ý kiến đồng ý.
Ba điều lo phổ biến và sự thật
"Cho nhập hộ khẩu là người ta có phần nhà." Không đúng. Quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất xác lập theo pháp luật đất đai, nhà ở và dân sự, ghi trên giấy chứng nhận. Thông tin thường trú không phải căn cứ để ai đó đòi chia nhà, đòi bồi thường hay đòi được ở lại. Người thuê đăng ký thường trú vẫn chỉ là người thuê theo hợp đồng.
"Có hộ khẩu ở đây thì không đuổi đi được." Việc người thuê có phải dọn đi hay không phụ thuộc hợp đồng thuê và pháp luật dân sự, không phụ thuộc thông tin cư trú. Khi hợp đồng chấm dứt hợp pháp, người thuê có nghĩa vụ trả nhà. Còn thông tin thường trú của họ thì được xử lý theo thủ tục xoá đăng ký thường trú.
"Có người lạ trong hộ khẩu thì không bán được nhà." Việc bán nhà không bị chặn bởi thông tin cư trú của người khác tại địa chỉ đó. Tuy nhiên người mua thường muốn nhà "sạch", không còn ai đăng ký ở; nếu người thuê cũ chưa được xoá, bạn có thể phải giải thích hoặc xử lý trước khi giao dịch. Đây là bất tiện, không phải rào cản pháp lý.
Những rủi ro thật mà chủ nhà nên tính
Rủi ro thứ nhất là diện tích. Đăng ký thường trú ở nhà thuê, mượn, ở nhờ phải đáp ứng diện tích sàn tối thiểu theo đầu người do địa phương quy định, tính trên tổng số người đã đăng ký thường trú ở đó. Mỗi người thuê nhập vào là một người chia diện tích. Nếu căn nhà vốn đã gần ngưỡng, việc cho người thuê đăng ký có thể khiến về sau một người ở nhờ khác, ví dụ bạn bè hay họ hàng xa của bạn, không đủ điều kiện đăng ký. Vợ chồng, con, cha mẹ của chủ sở hữu thì đi theo diện người thân, không bị xét diện tích theo cách này.
Rủi ro thứ hai là việc theo dõi khi người thuê chuyển đi. Nếu người thuê đăng ký thường trú ở nơi mới, nơi cũ được xoá tự động trong dữ liệu. Nhưng nếu họ chuyển đi mà không đăng ký ở đâu cả, hoặc đi nước ngoài, hoặc mất liên lạc, thông tin của họ có thể còn nằm ở nhà bạn một thời gian. Lúc đó bạn cần chủ động đề nghị công an xã xem xét xoá theo trường hợp luật định, kèm giấy tờ chứng minh việc thuê đã chấm dứt.
Rủi ro thứ ba là trách nhiệm cung cấp thông tin. Chủ nhà ký đồng ý tức là xác nhận người đó thật sự thuê và ở tại nhà mình. Ký đồng ý cho người không ở thật, để họ lấy địa chỉ làm thủ tục ở nơi khác, là tiếp tay cho đăng ký không đúng thực tế và có thể bị xử lý theo quy định. Đừng ký giúp ai chỉ vì nể.
Ghi ý kiến đồng ý thế nào cho rõ
Ý kiến đồng ý có thể ghi ngay vào tờ khai thay đổi thông tin cư trú, lập văn bản riêng, hoặc xác nhận trên ứng dụng VNeID khi người thuê nộp trực tuyến. Cách ký cụ thể có trong mục đăng ký thường trú; ở góc chủ nhà, một văn bản đồng ý rõ ràng nên có:
- Họ tên, số định danh cá nhân của chủ sở hữu và của từng người được đồng ý cho đăng ký; không ghi chung chung "gia đình anh A".
- Địa chỉ căn nhà đúng như giấy chứng nhận, ghi theo tên đơn vị hành chính hiện nay.
- Câu đồng ý rõ ràng là đồng ý cho đăng ký thường trú (khác với đồng ý cho tạm trú).
- Trường hợp nhà đồng sở hữu, ý kiến của các đồng sở hữu theo cách nơi tiếp nhận yêu cầu.
- Kèm theo, ở văn bản riêng giữa hai bên (không phải giấy tờ nộp cho công an): cam kết của người thuê sẽ đăng ký cư trú ở nơi mới khi chấm dứt thuê, và hợp tác khi chủ nhà đề nghị xoá đăng ký.
Thường trú không có thời hạn, nên việc ghi "đồng ý trong hai năm" vào ý kiến đồng ý thường không có tác dụng như chủ nhà mong. Ràng buộc thời gian nên nằm ở hợp đồng thuê và cam kết riêng giữa hai bên.
Khi hết thuê mà người thuê chưa chuyển cư trú
Đây là tình huống chủ nhà lo nhất. Trình tự chung, theo nguyên lý của Luật Cư trú:
- Nhắc người thuê bằng tin nhắn hoặc văn bản: đề nghị họ đăng ký thường trú ở nơi mới. Đa số trường hợp, họ chỉ quên hoặc chưa có nơi ổn định.
- Nếu họ chưa có nơi mới, bạn có thể đồng ý cho giữ đăng ký một thời gian, hoặc không đồng ý. Luật có trường hợp xoá đăng ký thường trú đối với người đã chấm dứt việc thuê, mượn, ở nhờ và không được người cho thuê đồng ý cho giữ đăng ký tại chỗ ở đó.
- Gửi đề nghị tới công an cấp xã nơi có nhà, kèm giấy tờ chứng minh việc thuê đã chấm dứt (hợp đồng hết hạn, biên bản trả nhà, văn bản chấm dứt) và ý kiến của bạn về việc không đồng ý cho giữ đăng ký.
- Cơ quan đăng ký cư trú xem xét và thực hiện xoá theo quy định. Bạn có thể kiểm lại bằng cách hỏi công an xã; nếu bạn là chủ hộ, thông tin các thành viên hộ hiển thị trên VNeID của bạn.
Nếu người thuê còn tranh chấp về hợp đồng, chưa trả nhà, đó là chuyện dân sự giữa hai bên, giải quyết theo pháp luật dân sự. Không nên tự ý khoá cửa, dọn đồ, cắt điện nước; những việc đó có thể khiến chủ nhà thành bên vi phạm.
Nên để người thuê lập hộ riêng hay nhập vào hộ của mình
Khi người thuê đăng ký thường trú tại nhà bạn, họ có thể được ghi là một hộ riêng tại cùng địa chỉ, với một người trong họ làm chủ hộ, hoặc nhập vào hộ gia đình đang có của bạn nếu chủ hộ đồng ý. Cách nào được nhận và hồ sơ ra sao thì hỏi công an xã, phường nơi có nhà.
Ở góc chủ nhà, để người thuê lập hộ riêng thường gọn hơn. Thông tin hộ gia đình của bạn giữ nguyên cha mẹ, vợ chồng, con; người thuê là một hộ khác, có chủ hộ của họ. Khi họ chuyển đi, cả hộ của họ được xử lý mà không đụng tới hộ của bạn. Nếu nhập vào hộ của bạn, trên dữ liệu họ là thành viên hộ do bạn làm chủ hộ, quan hệ với chủ hộ ghi là người ở thuê hoặc theo cách cơ quan quy định, và mỗi lần có việc liên quan tới hộ bạn sẽ thấy cả họ.
Chuyện hộ riêng hay chung không ảnh hưởng tới quyền tài sản của ai. Đó chỉ là cách tổ chức thông tin, nhưng tổ chức gọn thì về sau đỡ việc cho cả hai bên. Mục tách hộ, chủ hộ của trang có bài sâu hơn về cấu trúc hộ.
Khi nào chỉ cần cho tạm trú là đủ
Không phải người thuê nào xin nhập hộ khẩu cũng thật sự cần thường trú. Trước khi ký, chủ nhà có thể hỏi thẳng người thuê họ cần thông tin cư trú để làm việc gì. Nhiều việc thường ngày như làm hồ sơ xin việc, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký xe, khám chữa bệnh theo bảo hiểm y tế, hay xin xác nhận thông tin cư trú đều làm được khi người thuê đã đăng ký tạm trú đúng nơi đang ở. Với những nhu cầu đó, một lần đăng ký tạm trú và gia hạn khi gần hết hạn là đủ, không cần chuyển thường trú.
Thường trú thường chỉ thật sự cần khi người thuê định gắn bó lâu dài với nơi này, đã bỏ hẳn nơi thường trú cũ, hoặc có một việc mà địa phương xét theo thường trú trước, ví dụ một số đợt tuyển sinh đầu cấp xếp thứ tự ưu tiên theo nơi cư trú. Mỗi năm, mỗi nơi có thể quy định khác nhau, nên cả hai bên nên đọc thông báo tuyển sinh của năm đó thay vì nghe kể lại.
Nói chuyện rõ từ đầu giúp chủ nhà quyết định có căn cứ: đồng ý cho thường trú vì người thuê có nhu cầu thật và gắn bó lâu, hoặc chỉ hỗ trợ tạm trú vì nhu cầu của họ chỉ cần tới đó. Cách nào cũng hợp pháp, miễn thông tin cư trú khớp với nơi người thuê thật sự đang ở. Mục tạm trú của trang có bài riêng về hồ sơ tạm trú khi thuê nhà, có thể gửi người thuê đọc trước.
Ví dụ: chủ nhà ngại, người thuê có con sắp vào lớp một
Ví dụ giả định: ông Bảy có căn nhà hai tầng cho một gia đình trẻ thuê đã bốn năm. Con của họ sắp vào lớp một, phường xét tuyển trẻ thường trú trước. Người thuê xin ông cho nhập hộ khẩu. Ông ngại vì nghe hàng xóm kể chuyện cho nhập hộ khẩu rồi mất nhà.
Ông lên công an phường hỏi. Cán bộ giải thích thường trú không xác lập quyền sở hữu, và khi chấm dứt thuê, ông có quyền không đồng ý cho giữ đăng ký. Phường cũng cho biết căn nhà đủ diện tích theo mức của địa phương với số người sẽ đăng ký. Ông yêu cầu người thuê ký một bản cam kết chuyển cư trú trong vòng một thời gian hợp lý sau khi thôi thuê, gia hạn hợp đồng thêm ba năm, rồi ký đồng ý. Gia đình người thuê lập hộ riêng tại địa chỉ.
Ông Bảy giữ một bản sao hợp đồng, bản cam kết và biết rõ khi nào cần lên phường đề nghị xoá. Không có gì đảm bảo tuyệt đối mọi người thuê đều tử tế, nhưng khi hai bên hiểu đúng thủ tục thì rủi ro còn lại là nhỏ và xử lý được.
Câu hỏi thường gặp
Người thuê đăng ký thường trú ở nhà mình có ảnh hưởng tới việc thế chấp vay ngân hàng không?
Thông tin cư trú của người khác không chặn việc thế chấp. Tuy nhiên một số bên nhận thế chấp có thể hỏi về người đang ở trong nhà hoặc đề nghị họ ký cam kết. Nếu định thế chấp, nên báo trước với người thuê và hỏi ngân hàng về giấy tờ họ cần.
Người thuê bỏ đi mất liên lạc mà vẫn còn đăng ký ở nhà mình thì làm sao?
Bạn gửi đề nghị tới công an cấp xã nơi có nhà, kèm giấy tờ chứng minh việc thuê đã chấm dứt và ý kiến không đồng ý cho giữ đăng ký. Cơ quan đăng ký cư trú xem xét theo trường hợp luật định. Giữ lại hợp đồng, tin nhắn, biên bản trả nhà để làm căn cứ.
Chủ nhà có bị phạt nếu người thuê chỉ tạm trú mà không đăng ký?
Người đến ở có nghĩa vụ đăng ký tạm trú, còn chủ nhà cho thuê có trách nhiệm liên quan tới thông báo lưu trú và tạo điều kiện cho người thuê đăng ký theo quy định. Mức xử lý cụ thể phụ thuộc văn bản hiện hành; tốt nhất là nhắc người thuê đăng ký ngay khi dọn vào.
Có thể rút lại ý kiến đồng ý khi người thuê vẫn đang ở không?
Ý kiến đồng ý dùng cho việc đăng ký tại thời điểm nộp hồ sơ. Khi người thuê vẫn đang thuê hợp pháp, việc rút đồng ý thường không tự xoá được đăng ký của họ. Trường hợp xoá vì không được đồng ý cho giữ đăng ký gắn với việc thuê đã chấm dứt. Nếu có tranh chấp, hỏi công an xã hoặc luật sư.
Nhà đứng tên hai vợ chồng, một người đồng ý cho người thuê nhập hộ khẩu có được không?
Với nhà đồng sở hữu, nơi tiếp nhận có thể cần ý kiến của các đồng sở hữu. Để tránh hồ sơ bị trả lại và tránh bất đồng trong gia đình, hai vợ chồng nên cùng ký hoặc người còn lại có văn bản đồng ý.
Cho người thuê đăng ký thường trú có làm tăng thuế cho thuê nhà không?
Nghĩa vụ thuế cho thuê nhà phát sinh từ hoạt động cho thuê và doanh thu, không phát sinh từ việc người thuê đăng ký thường trú hay tạm trú. Thông tin cư trú không phải căn cứ tính thuế; hỏi cơ quan thuế nếu có thắc mắc về nghĩa vụ của mình.